ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ

8 τρόποι για ασφαλείς εκτυπώσεις με εκτυπωτές Canon

Είτε εργάζεστε στο γραφείο είτε από απόσταση, δείτε τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να επωφεληθείτε από τις λειτουργίες των εκτυπωτών PIXMA και MAXIFY της Canon για την παραγωγή εκτυπώσεων με ασφάλεια και την προστασία των ευαίσθητων ή εμπιστευτικών πληροφοριών.
Εκτυπωτής Canon MAXIFY πάνω σε γραφείο, ενώ μια ομάδα ατόμων συζητάει στο φόντο.

Οι λύσεις ασφαλούς εκτύπωσης αποτελούν βασική προϋπόθεση για το σύγχρονο περιβάλλον εργασίας. Η επιθυμία για υβριδική εργασία και πιο ουσιαστικές λύσεις για φορητές συσκευές εξακολουθεί να δημιουργεί απαιτήσεις ως προς την ασφάλεια των δικτύων και των συσκευών που είναι συνδεδεμένα σε αυτά – συμπεριλαμβανομένων των εκτυπωτών.

Ένα πολυμηχάνημα, είτε χρησιμοποιείται για την εκτύπωση τιμολογίων είτε για την αντιγραφή συμβολαίων ή για τη σάρωση ευαίσθητων εγγράφων, εξακολουθεί να αποτελεί κεντρικό πόλο του γραφείου. Η δυνατότητα πρόσβασης από πολλούς χρήστες και από διάφορες τοποθεσίες διευκολύνει τη λειτουργία της επιχείρησής σας, αλλά αυξάνει ταυτόχρονα τους κινδύνους ασφάλειας στον κυβερνοχώρο.

Πώς μπορείτε λοιπόν να παράγετε έντυπα έγγραφα όταν τα χρειάζεστε, προστατεύοντας συγχρόνως τις εμπιστευτικές πληροφορίες και διατηρώντας γενικά την ασφάλεια των δεδομένων σας;

Όπως εξηγεί ο Zubair Rahim, Product Marketing Specialist στην Canon Europe, οι νεότεροι εκτυπωτές Canon MAXIFY και PIXMA διαθέτουν μια σειρά από λειτουργίες ασφαλούς εκτύπωσης. «Αν χρησιμοποιείτε έναν από τους εκτυπωτές της σειράς MAXIFY GX, όπως τα μοντέλα GX4040 και GX3040 για οικιακά γραφεία ή τα μοντέλα GX5040, GX6040 και GX7040 για μικρά γραφεία, δεν απολαμβάνετε μόνο υψηλή απόδοση, αλλά και υψηλό βαθμό ασφάλειας κατά την εκτύπωση», αναφέρει.

Η συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ και άλλους κανονισμούς προστασίας δεδομένων ανά τον κόσμο σημαίνει ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να φροντίζουν για την ασφάλεια και το απόρρητο των προσωπικών πληροφοριών. Σε αυτό το κομμάτι οι εκτυπωτές είναι δυνητικά ευάλωτοι, δεδομένου ότι υπάρχει πιθανότητα μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε εμπιστευτικά δεδομένα. Παρ’ όλο που αυτό εξαρτάται περισσότερο από τις διαδικασίες παρά από τον εξοπλισμό που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση, οι νεότεροι εκτυπωτές της Canon περιλαμβάνουν πολλές λειτουργίες που βελτιώνουν την ασφάλεια των εκτυπώσεων και μειώνουν τον κίνδυνο παραβίασης των απαιτήσεων προστασίας δεδομένων.

Εδώ επισημαίνουμε τα βασικά βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε για την ασφάλεια των εκτυπώσεων και την προστασία των ευαίσθητων εγγράφων.

1. Ασφαλής εκτύπωση από το cloud και σάρωση στο cloud μέσω Cloud Link

Χρήστης που σαρώνει ένα έγγραφο σε έναν εκτυπωτή Canon MAXIFY, με το δάχτυλό του κοντά στον πίνακα ελέγχου του εκτυπωτή.

Η αποθήκευση, η πρόσβαση και η διαχείριση εγγράφων μέσω μιας υπηρεσίας cloud είναι πιο ασφαλής και πιο εύκολη για όσους εργάζονται από απόσταση. Με το Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link, μπορείτε να εκτυπώνετε και να σαρώνετε έγγραφα από και προς υπηρεσίες όπως το Google Drive™ και το Microsoft OneDrive®, απευθείας από τον εκτυπωτή.

Η διατήρηση ευαίσθητων δεδομένων σε έναν σταθερό ή φορητό υπολογιστή ενέχει πολλούς κινδύνους. Μπορεί κάποιος να κλέψει τη συσκευή ή να την παραβιάσει, με αποτέλεσμα ο εξοπλισμός αποθήκευσης δεδομένων να παρουσιάσει βλάβη ή να καταστραφεί. Η αποθήκευση δεδομένων και εγγράφων στο cloud παρέχει ένα επιπλέον επίπεδο προστασίας και επιτρέπει την ασφαλή εκτύπωση και σάρωση προς δημοφιλείς υπηρεσίες cloud μέσω του Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

«Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο Cloud Link από την οθόνη του εκτυπωτή, αν διαθέτει, ή χρησιμοποιώντας την εφαρμογή Canon PRINT από ένα smartphone», εξηγεί ο Zubair. «Οι οργανισμοί έχουν τη δυνατότητα να διατηρούν τα έγγραφά τους συγκεντρωμένα σε έναν κοινόχρηστο λογαριασμό στις υπηρεσίες Google Drive™, Dropbox™, Evernote® και Microsoft OneDrive®, ώστε να μην υπάρχει ανάγκη αποθήκευσης πολλαπλών αντιγράφων τοπικά.»

Πλέον, το Google Classroom™ έχει επίσης ενσωματωθεί στο Cloud Link, δίνοντας στους εκπαιδευτικούς και στους σπουδαστές τη δυνατότητα να εκτυπώνουν κοινόχρηστα έγγραφα και να σαρώνουν από τον εκτυπωτή απευθείας σε έναν φάκελο στο Google Drive.

2. Ορίστε έναν κωδικό πρόσβασης διαχειριστή

Εκτυπωτής Canon MAXIFY δίπλα σε σκόρπια χαρτιά πάνω σε ένα τραπέζι.

Τα μέτρα ασφάλειας εκτυπώσεων σε επίπεδο υλικού εξοπλισμού που διαθέτουν επιλεγμένοι εκτυπωτές Canon PIXMA και MAXIFY περιλαμβάνουν τη δυνατότητα ορισμού κωδικού πρόσβασης διαχειριστή και επιτρέπουν μόνο σε εξουσιοδοτημένα άτομα να έχουν πρόσβαση στην οθόνη και στις λειτουργίες του εκτυπωτή.

Μια απλή και πρακτική επιλογή είναι ο ορισμός ενός κωδικού πρόσβασης διαχειριστή για να περιορίσετε τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στους εκτυπωτές Canon MAXIFY και PIXMA του δικτύου. Ο διαχειριστής μπορεί να διαμορφώσει τον εκτυπωτή για έως και 20 εξουσιοδοτημένους χρήστες, στους οποίους μπορεί να εκχωρηθεί ατομικός κωδικός πρόσβασης. Χωρίς τον κωδικό πρόσβασης, η οθόνη παραμένει κλειδωμένη. Έτσι διασφαλίζετε ότι οποιοσδήποτε περάσει κοντά από τον εκτυπωτή δεν μπορεί να τον χρησιμοποιήσει ή να παραποιήσει τις ρυθμίσεις του. «Πρόκειται για ένα ιδιαίτερα χρήσιμο χαρακτηριστικό ασφάλειας για τους εκτυπωτές που βρίσκονται σε δημόσιο χώρο», αναφέρει ο Zubair. «Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να διαμορφώσετε όλες τις ρυθμίσεις Wi-Fi και LAN και να τις κλειδώσετε με τον κωδικό πρόσβασης διαχειριστή.

«Μπορείτε επίσης να ελέγχετε τις ενέργειες που επιτρέπεται να κάνουν οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιτρέπετε μόνο ασπρόμαυρη αντιγραφή ή να περιορίσετε τις λειτουργίες σάρωσης, όπως η σάρωση σε μονάδα flash USB (αν υποστηρίζεται) ή η πρόσβαση στο Cloud μέσω της οθόνης του εκτυπωτή.»

3. Εκμεταλλευτείτε στο έπακρο το Remote UI

Χέρι που κρατάει ένα smartphone στο οποίο είναι ανοιχτή η εφαρμογή CANON PRINT, και ένας εκτυπωτής Canon MAXIFY πάνω σε ένα τραπέζι.

«Η εφαρμογή Canon PRINT λειτουργεί ως πύλη προς τον εκτυπωτή, είτε εργάζεστε από απόσταση είτε στο γραφείο, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να εκτυπώνετε, να σαρώνετε, να αντιγράφετε, να ελέγχετε τα αρχεία καταγραφής και να αλλάζετε τις ρυθμίσεις ασφάλειας και τις ρυθμίσεις του εκτυπωτή», λέει ο Zubair. Η εφαρμογή είναι διαθέσιμη για Android και iOS.

Πέρα από την ενεργοποίηση των λειτουργιών ασφαλούς εκτύπωσης στον ίδιο τον εκτυπωτή, μπορείτε να διαχειρίζεστε τη συσκευή και τους χρήστες από απόσταση, χρησιμοποιώντας το Remote UI της Canon.

Μπορείτε να αποκτήσετε απευθείας πρόσβαση στο Remote UI μέσω ενός προγράμματος περιήγησης ή μέσω της εφαρμογής Canon PRINT. Σας δίνει τη δυνατότητα να διαμορφώνετε τις ρυθμίσεις του εκτυπωτή, να εκτελείτε εργασίες συντήρησης και, το σημαντικότερο, να αλλάζετε κωδικούς πρόσβασης, να περιορίζετε την πρόσβαση και να διαμορφώνετε τα πρωτόκολλα ελέγχου ταυτότητας του εκτυπωτή.

«Η διαχείριση όλων αυτών των πρωτοκόλλων μπορεί να γίνεται μέσω του Remote UI», προσθέτει ο Zubair. «Μπορούν επίσης να τροποποιηθούν οι ρυθμίσεις για τα AirPrint και Bonjour, καθώς και οι τρόποι με τους οποίους θα έχουν πρόσβαση οι χρήστες σε έναν εκτυπωτή. Αυτό μπορεί να σας φανεί χρήσιμο αν βρίσκεστε σε μια σταθερή τοποθεσία, είτε πρόκειται για γραφείο είτε για σπίτι, και θέλετε ο εκτυπωτής να χρησιμοποιείται μόνο από τους χρήστες της συγκεκριμένης τοποθεσίας – μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση μέσω IP και να επιτρέπετε μόνο στις διευθύνσεις IP που γνωρίζετε και εμπιστεύεστε να συνδέονται με τη συσκευή.»

4. Παρακολουθήστε το αρχείο καταγραφής εργασιών

Εκτύπωση που βγαίνει από έναν εκτυπωτή Canon MAXIFY, πάνω σε ένα γραφείο με σωρούς χαρτιών γύρω του. Πέντε άτομα κάθονται σε γραφεία στο φόντο.

Ο Canon MAXIFY GX4040 διαθέτει οθόνη αφής LCD 2,7", η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον ορισμό ενός κωδικού πρόσβασης διαχειριστή, τη διαχείριση των χρηστών και την προβολή του ιστορικού εργασιών.

Αν είστε ο διαχειριστής ή ο κύριος χρήστης ενός εκτυπωτή και υποψιάζεστε ότι κάποιος χρήστης κάνει κακή χρήση της συσκευής ή ότι έχει πρόσβαση σε αυτήν όταν δεν του επιτρέπεται, μπορείτε να ανακαλύψετε τι συμβαίνει χρησιμοποιώντας το αρχείο καταγραφής εργασιών του εκτυπωτή.

«Είναι ένα απλό ιστορικό εργασιών εκτύπωσης, το οποίο σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τυχόν ασυνήθιστες συμπεριφορές εκτύπωσης», εξηγεί ο Zubair. «Επομένως, αν υπάρχει ασυνήθιστος όγκος εργασιών εκτύπωσης ή αν οι εργασίες λαμβάνουν χώρα κάποια στιγμή που γνωρίζετε ότι κανείς δεν θα έπρεπε να χρησιμοποιεί τον εκτυπωτή (εφόσον έχετε ορίσει κωδικό πρόσβασης διαχειριστή), μπορείτε να ελέγξετε το αρχείο καταγραφής εργασιών σε έναν εκτυπωτή που διαθέτει οθόνη.»

5. Ενισχύστε την ασφάλεια με αυτόματες ενημερώσεις firmware

Εκτυπωτής Canon MAXIFY πάνω σε ένα γραφείο, δίπλα σε ένα φωτιστικό, έναν φορητό υπολογιστή, μια οθόνη, ένα φυτό και γραφική ύλη.

Οι ενημερώσεις firmware του εκτυπωτή μπορεί να περιλαμβάνουν ενημερώσεις κώδικα σχετικές με την ασφάλεια, επομένως αξίζει να ελέγχετε αν η έκδοση firmware του εκτυπωτή είναι ενημερωμένη. Η ενημέρωση μπορεί να εγκατασταθεί χειροκίνητα, αν και ορισμένα μοντέλα, όπως ο Canon MAXIFY GX3040, μπορούν να το κάνουν αυτόματα.

Η ενημέρωση του firmware σε ένα smartphone, tablet ή υπολογιστή είναι ένα σύνηθες κομμάτι της σύγχρονης ζωής, αλλά ορισμένες φορές διατίθενται διάφορες ενημερώσεις και για εκτυπωτές.

Στο παρελθόν, θα έπρεπε είτε να ακολουθήσετε τις οδηγίες που εμφανίζονταν στην οθόνη για να εγκαταστήσετε το πιο πρόσφατο firmware είτε να ελέγξετε την έκδοση firmware του εκτυπωτή στην ίδια τη συσκευή. Μπορούσατε επίσης να κάνετε την ενημέρωση χειροκίνητα, χρησιμοποιώντας το Remote UI ή ελέγχοντας τον ιστότοπο υποστήριξης της Canon για να δείτε αν έχει κυκλοφορήσει κάποια νέα έκδοση.

«Πλέον, ορισμένοι από τους πιο πρόσφατους εκτυπωτές, όπως ο Canon MAXIFY GX3040 και ο Canon MAXIFY GX4040, υποστηρίζουν αυτόματες ενημερώσεις firmware», επισημαίνει ο Zubair. «Τα συγκεκριμένα μοντέλα εξασφαλίζουν την εγκατάσταση των πιο πρόσφατων ενημερώσεων.»

6. Ενεργοποιήστε την υπενθύμιση αφαίρεσης πρωτοτύπων

Η προστασία των ευαίσθητων πληροφοριών είναι ένα σημαντικό ζήτημα κατά τη χρήση του σαρωτή ή της λειτουργίας αντιγραφής ενός πολυμηχανήματος. Είναι πολύ εύκολο να ξεχαστεί κάποιο έγγραφο στην επιφάνεια σάρωσης, το οποίο θα μπορούσε, για παράδειγμα, να βρεθεί αργότερα από ένα μη εξουσιοδοτημένο άτομο.

Για την αντιμετώπιση αυτού του προβλήματος, πολλοί νέοι εκτυπωτές πολλαπλών λειτουργιών της Canon σάς δίνουν πλέον τη δυνατότητα να ορίσετε μια υπενθύμιση για την αφαίρεση του πρωτότυπου εγγράφου.

«Μόλις ενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία», εξηγεί ο Zubair, «ο εκτυπωτής θα εμφανίσει ένα μήνυμα στην οθόνη και θα παράγει μια ηχητική υπενθύμιση περίπου ένα λεπτό μετά την πραγματοποίηση μιας σάρωσης ή αντιγραφής, αν αφήσετε το έγγραφο στην επιφάνεια σάρωσης.»

7. Προσθέστε ένα υδατογράφημα με εκτύπωση Σφραγίδας/Φόντου

Αν εκτυπώνετε εμπιστευτικά έγγραφα, η λειτουργία εκτύπωσης Σφραγίδας/Φόντου που διαθέτουν τα μοντέλα των σειρών εκτυπωτών Canon PIXMA και MAXIFY προσφέρει επιπλέον ασφάλεια.

«Είναι σχεδόν σαν να εφαρμόζετε ένα υδατογράφημα στο έγγραφο», λέει ο Zubair. «Η λειτουργία Σφραγίδας σάς επιτρέπει να εκτυπώσετε ένα πολύ ανοιχτόχρωμο κείμενο ή μια σφραγίδα bitmap πίσω από τα δεδομένα του εγγράφου. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε την ημερομηνία, την ώρα ή το όνομα χρήστη για να επισημάνετε την ευαίσθητη φύση του εγγράφου, καθώς και για να παρακολουθείτε και να ιχνηλατείτε τυχόν αντίγραφα που λείπουν.»

8. Ασφαλής εκτύπωση με κρυπτογράφηση TLS 1.3

Άνθρωπος που τοποθετεί ένα φύλλο χαρτί στη μονάδα σάρωσης ενός εκτυπωτή Canon MAXIFY.

Παρ’ όλο που δεν χρησιμοποιείται συχνά σε περιβάλλον οικιακού γραφείου, πολλοί εκτυπωτές Canon PIXMA και MAXIFY διαθέτουν λειτουργία φιλτραρίσματος διευθύνσεων IP. Σας επιτρέπει να περιορίσετε τις διευθύνσεις IP που μπορούν να έχουν πρόσβαση στον εκτυπωτή για εκτύπωση ή αλλαγή των ρυθμίσεων.

Η πιο πρόσφατη έκδοση του πρωτοκόλλου κρυπτογράφησης TLS (Transport Layer Security) είναι ταχύτερη και παρέχει βελτιωμένη ασφάλεια για τη σύνδεση εκτυπωτή και δρομολογητή. Η Canon ανακοίνωσε την υποστήριξη του TLS 1.3 στα συστήματα Canon MAXIFY GX4040 και GX3040.

«Η προηγούμενη έκδοση, TLS 1.2, εξακολουθεί να είναι ασφαλής και είναι το πρωτόκολλο κρυπτογράφησης που χρησιμοποιείται πιο συχνά στα δίκτυα», επιβεβαιώνει ο Zubair, «αλλά εντάξαμε το TLS 1.3 στις συσκευές μας για να διασφαλίσουμε ότι χρησιμοποιούν την καλύτερη κρυπτογράφηση για τις σύγχρονες συσκευές.

«Σε αντίθεση με πολλές εύχρηστες λειτουργίες ασφαλούς εκτύπωσης που έχουμε παρουσιάσει στα μοντέλα MAXIFY και PIXMA, ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να μην παρατηρήσουν καν χαρακτηριστικά όπως η κρυπτογράφηση TLS 1.3 για την προστασία των δεδομένων ή η υποστήριξη WPA3, που προσφέρει βελτιώσεις στη συνδεσιμότητα και στην προστασία του δικτύου από κινδύνους για την ασφάλεια, όπως υποκλοπές και πλαστογράφηση. Ωστόσο κάνουμε αθόρυβα τις συγκεκριμένες προσθήκες για να βεβαιωθούμε ότι η εκτύπωση θα είναι πιο ασφαλής.»

Στην εποχή μας, όπου είμαστε διαρκώς συνδεδεμένοι, είναι σημαντικό να διασφαλίζουμε την προστασία των ευαίσθητων πληροφοριών. Οι λειτουργίες και τα χαρακτηριστικά ασφάλειας των εκτυπωτών Canon συμβάλλουν στη επίτευξη της μέγιστης δυνατής ασφάλειας κατά την εκτύπωση, καθώς και στην προστασία των πληροφοριών που περιέχουν τα εκτυπωμένα σας έγγραφα.



Σύνταξη: Marcus Hawkins

Σχετικά προϊόντα

Σχετικά άρθρα

  1. Τα Google, Google Classroom και Google Drive είναι εμπορικά σήματα της Google LLC και ο συγκεκριμένος ιστότοπος δεν προωθείται ούτε συνδέεται με την Google με οποιονδήποτε τρόπο.
  2. Το Dropbox είναι εμπορικό σήμα της Dropbox, Inc.
  3. Το Evernote είναι σήμα κατατεθέν της Evernote Corporation.
  4. Το Microsoft OneDrive είναι σήμα κατατεθέν της Microsoft Corporation στις ΗΠΑ και σε άλλες χώρες.