Πνίγεστε στα δεδομένα; οι λόγοι για τους οποίους οι ομάδες των οικονομικών τμημάτων πρέπει να επανεξετάσουν τη διαχείριση των πληροφοριών

Διότι, ενώ ο ψηφιακός μετασχηματισμός έχει αναδιαμορφώσει πολλούς επιχειρηματικούς τομείς, οι χρηματοοικονομικές δραστηριότητες –και ειδικά το AP– συχνά μένουν πίσω. Η χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων, οι κατακερματισμένες διαδικασίες έγκρισης και η ανεπαρκής ενοποίηση συστημάτων εξακολουθούν να αποτελούν σημαντικά εμπόδια. Οι επικεφαλής των Οικονομικών τμημάτων αναγνωρίζουν τα οφέλη της αυτοματοποίησης, αλλά η εφαρμογή παραμένει ασυνεπής, με πολλές ομάδες να έχουν αυτοματοποιήσει μόνο μέρος των ροών εργασίας τους.

Η τελευταία έκθεση για τις τάσεις στην αυτοματοποίηση των Πληρωτέων λογαριασμών¹ αποκάλυψε ότι, παρ’ ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις αναγνωρίζουν την ανάγκη για αυτοματοποίηση, το 74% εξακολουθεί να λειτουργεί με μόνο μερικώς αυτοματοποιημένες διαδικασίες AP. Αυτό πρέπει να αλλάξει. Για τις ομάδες διαχείρισης οικονομικών, είναι αποθαρρυντικό να αφιερώνουν μεγάλο μέρος της εβδομάδας τους σε διοικητικές εργασίες. Οι επικεφαλής των Οικονομικών τμημάτων οφείλουν να δείξουν ότι το τμήμα δεν αποτελεί απλώς ένα κέντρο κόστους, αλλά είναι ζωτικής σημασίας για τον στρατηγικό σχεδιασμό, την ανάλυση και τη λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων στο ανώτατο επίπεδο της επιχείρησης.

Πάνω από το ένα πέμπτο των ομάδων AP επεξεργάζονται τα τιμολόγια με καθυστέρηση μηνών², και αυτό έχει σημασία, διότι στο σημερινό ασταθές επιχειρηματικό περιβάλλον, η γνώση του ποσού που οφείλει η επιχείρηση –και του πότε πρέπει να πληρωθεί– αποτελεί θεμέλιο της οικονομικής ευελιξίας. Σε περιόδους αβεβαιότητας, οι επιχειρήσεις με περιορισμένη ορατότητα των ταμειακών ροών τους ενδέχεται να μην μπορούν να ανταποκριθούν στις αλλαγές της αγοράς και να δυσκολευτούν να εξασφαλίσουν χρηματοδότηση με ευνοϊκούς όρους³.

Οι επικεφαλής των Οικονομικών τμημάτων μπορούν να αποκομίσουν κρίσιμα στρατηγικά οφέλη από τη μετάβαση σε ένα «ψηφιακό» και ευέλικτο Οικονομικό τμήμα, όπως ενίσχυση της κανονιστικής συμμόρφωσης και μείωση του κόστους, ενώ παράλληλα δίνουν τη δυνατότητα στους εξειδικευμένους επαγγελματίες του οικονομικού κλάδου να επικεντρωθούν σε δραστηριότητες υψηλότερης αξίας, όπως ο μακροπρόθεσμος σχεδιασμός, αντί για χειροκίνητες εργασίες καταχώρισης δεδομένων.

Για τις επιχειρήσεις που εξακολουθούν να διαχειρίζονται τις οικονομικές τους δραστηριότητες χειροκίνητα, οι ανεπάρκειες εμφανίζονται σε κάθε στάδιο. Τα τιμολόγια φτάνουν σε διάφορες μορφές –κάποια ψηφιακά, άλλα ακόμη σε έντυπη μορφή– απαιτώντας χειροκίνητη καταχώριση δεδομένων πριν από την επεξεργασία. Οι ροές εργασιών έγκρισης είναι συχνά αργές και κατακερματισμένες, οδηγώντας σε καθυστερήσεις, χαμένες πληρωμές και τεταμένες σχέσεις με τους προμηθευτές. Και αυτές οι προκλήσεις είναι συχνά μόνο η κορυφή του παγόβουνου.

Σύμφωνα με την Έκθεση Τάσεων του AP, το 60% των τιμολογίων εξακολουθεί να καταχωρείται χειροκίνητα σε ERP ή λογιστικά συστήματα, ενώ το 52% των επαγγελματιών του AP αφιερώνει πάνω από δέκα ώρες την εβδομάδα στην επεξεργασία τιμολογίων. Αυτές οι ανεπάρκειες σπαταλούν χρόνο και δημιουργούν σημαντικό άγχος στις ομάδες διαχείρισης οικονομικών, με το 64% των συμμετεχόντων να αναφέρουν τις ανεπαρκείς διαδικασίες ως τη μεγαλύτερη πρόκληση.

Η κανονιστική συμμόρφωση γίνεται ολοένα και πιο περίπλοκη. Σύμφωνα με ορισμένες έρευνες, τα κανονιστικά πρόστιμα που σχετίζονται με τις διαδικασίες Γνώσης του Πελάτη (Know Your Customer – KYC) και Διαχείρισης Κύκλου Ζωής Πελάτη (Client Lifecycle Management – CLM) έχουν αυξηθεί κατά 53% τα τελευταία χρόνια⁴. Χωρίς δομημένες διαδικασίες διαχείρισης πληροφοριών και χρηματοοικονομικών δεδομένων για να ανταποκριθούν στο συνεχώς μεταβαλλόμενο ρυθμιστικό τοπίο, οι επιχειρήσεις εκτίθενται σε περιττούς κινδύνους οικονομικής φύσης και αξιοπιστίας.

Αντίθετα, οι οργανισμοί που έχουν υιοθετήσει σύγχρονες τεχνολογίες στο οικονομικό τους τμήμα ευημερούν. Η έρευνα της Ardent Partners⁵ δείχνει ότι η κορυφαία αυτοματοποίηση στο AP εξοικονομεί έως και 79,5% του κόστους της επεξεργασίας τιμολογίων και απαιτεί κατά ένα τρίτο λιγότερο προσωπικό για τη διαχείριση των ροών εργασίας σε σχέση με τον μέσο όρο.

Οι επικεφαλής των Οικονομικών τμημάτων γνωρίζουν τις αδυναμίες. Αλλά η αντιμετώπισή τους απαιτεί κάτι περισσότερο από σταδιακές βελτιώσεις συστημάτων και διαδικασιών. Απαιτεί μια θεμελιώδη αλλαγή στον τρόπο διαχείρισης, πρόσβασης και επεξεργασίας των οικονομικών πληροφοριών. Με λίγα λόγια, απαιτεί πιο έξυπνη διαχείριση των πληροφοριών.

Οι οργανισμοί που εκσυγχρονίζουν την προσέγγισή τους στη διαχείριση πληροφοριών μπορούν να αποκομίσουν τα οφέλη του μετασχηματισμού. Αλλά τι σημαίνει αυτό στην πράξη;

Οι επιχειρήσεις πρέπει να ψηφιοποιήσουν τις ροές εργασιών οικονομικής διαχείρισης, να αυτοματοποιήσουν τις εγκρίσεις τιμολογίων και να συγκεντρώσουν τα οικονομικά έγγραφα. Με αυτόν τον τρόπο, αποκτούν μεγαλύτερο έλεγχο, μειώνουν το κόστος και αποδεσμεύουν τις ομάδες διαχείρισης οικονομικών από επαναλαμβανόμενες εργασίες, ώστε να επικεντρωθούν σε δραστηριότητες υψηλότερης αξίας.

Ένα από τα πιο εντυπωσιακά αποτελέσματα της αυτοματοποίησης είναι η ταχύτητα επεξεργασίας των τιμολογίων. Η έρευνα της Ardent δείχνει ότι οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν αυτοματοποίηση των διαδικασιών AP επεξεργάζονται τιμολόγια κατά 81% ταχύτερα, μειώνοντας τον μέσο χρόνο κύκλου τιμολογίων από πάνω από 10 ημέρες σε μόλις 3 ημέρες για τα τμήματα διαχείρισης οικονομικών με τις υψηλότερες επιδόσεις.

Πέρα από την επιχειρησιακή αποδοτικότητα, μια δομημένη προσέγγιση στη διαχείριση των πληροφοριών ενισχύει επίσης την ακρίβεια και τη διαφάνεια των οικονομικών δεδομένων. Η μελέτη για τις τάσεις στην αυτοματοποίηση του τμήματος Πληρωτέων λογαριασμών διαπίστωσε ότι οι οργανισμοί με πλήρως ψηφιοποιημένες ροές εργασιών μειώνουν τα σφάλματα επεξεργασίας κατά 73% και βελτιώνουν την ακρίβεια των οικονομικών αναφορών κατά 40%. Αυτό το επίπεδο ακρίβειας και διαφάνειας επιτρέπει στους επικεφαλής των Οικονομικών τμημάτων να λαμβάνουν αποφάσεις βάσει δεδομένων, να βελτιστοποιούν το κεφάλαιο κίνησης και να ενισχύουν τον οικονομικό έλεγχο.

Για πολλές ομάδες διαχείρισης οικονομικών, η μετάβαση σε πλήρως ψηφιοποιημένες και αυτοματοποιημένες ροές εργασίας μπορεί να φαίνεται ότι είναι μια δύσκολη πρόκληση. Η απομάκρυνση από τις χειροκίνητες διαδικασίες και τα απαρχαιωμένα συστήματα απαιτεί κάτι περισσότερο από την επιλογή της κατάλληλης τεχνολογίας – απαιτεί μια δομημένη, σταδιακή προσέγγιση που ευθυγραμμίζεται με τους στόχους της επιχείρησης, μειώνει τους κινδύνους και εξασφαλίζει ομαλή ενσωμάτωση.

Η μετάβαση σε ένα ψηφιακά ώριμο οικονομικό τμήμα δεν γίνεται από τη μία μέρα στην άλλη. Ωστόσο, ακολουθώντας ένα αναλυτικό σχέδιο, οι ομάδες διαχείρισης οικονομικών μπορούν να μειώσουν την αναστάτωση, να επιταχύνουν την απόδοση της επένδυσης (ROI) και να δημιουργήσουν τις βάσεις για μακροπρόθεσμη επιτυχία.

• Βήμα 1: Εντοπισμός ανεπαρκειών των τμημάτων Οικονομικών και ΑΡ
Πριν από την εφαρμογή της τεχνολογίας, οι επιχειρήσεις πρέπει να αξιολογήσουν τις υφιστάμενες ροές εργασιών και τις δραστηριότητες, εντοπίζοντας ανεπάρκειες όπως καθυστέρηση των εγκρίσεων, χειροκίνητη καταχώριση δεδομένων και περιορισμένη ορατότητα στα οικονομικά στοιχεία.

• Βήμα 2: Επιλογή κατάλληλων λύσεων και παρόχων
Οι οργανισμοί πρέπει να δώσουν προτεραιότητα σε λύσεις και παρόχους που ανταποκρίνονται καλύτερα στις εσωτερικές τους προκλήσεις. Τομείς όπως η επεξεργασία τιμολογίων, η αυτοματοποίηση της διαχείρισης συμβάσεων και οι λύσεις ψηφιακού γραφείου αλληλογραφίας αποτελούν συχνά τα πρώτα βήματα. Οι πάροχοι λύσεων με εμπειρία σε αυτούς τους τομείς όχι μόνο αυτοματοποιούν βασικές χρηματοοικονομικές διεργασίες, αλλά έχουν επίσης τη δυνατότητα να προσφέρουν ενοποίηση με συστήματα ERP και χρηματοοικονομικά συστήματα, παρέχοντας κρίσιμη πρόσβαση στα δεδομένα, σε πραγματικό χρόνο και σε όλη την έκταση της επιχείρησης.

• Βήμα 3: Υλοποίηση σε φάσεις
Οι πιο επιτυχημένοι ψηφιακοί μετασχηματισμοί συχνά αρχίζουν από την αντιμετώπιση των τομέων υψηλού αντίκτυπου. Πολλές επιχειρήσεις ξεκινούν με την αυτοματοποίηση ροών εργασιών καταγραφής και έγκρισης τιμολογίων και στη συνέχεια επεκτείνονται σε άλλους τομείς. Αυτή η σταδιακή προσέγγιση εξασφαλίζει ομαλή μετάβαση και γρήγορη απόδοση επένδυσης.

• Βήμα 4: Εκπαίδευση ομάδων και διαχείριση αλλαγών
Είναι γεγονός ότι η αυτοματοποίηση στον χρηματοοικονομικό τομέα είναι τόσο αποτελεσματική όσο και οι ομάδες που τη χρησιμοποιούν. Η AIIM (Association for Intelligent Information Management)⁶ αναφέρει ότι οι επιχειρήσεις που επενδύουν σε δομημένη εκπαίδευση και διαχείριση των αλλαγών εξασφαλίζουν 25% υψηλότερο ποσοστό επιτυχίας στην υιοθέτηση συστημάτων. Επομένως, προκειμένου να εξασφαλιστεί η μακροπρόθεσμη επιτυχία, είναι κρίσιμης σημασίας οι ομάδες διαχείρισης οικονομικών να κατανοήσουν πλήρως και να υιοθετήσουν τις ψηφιακές ροές εργασιών.

• Βήμα 5: Παρακολούθηση, βελτιστοποίηση και κλιμάκωση
Αξιοποιώντας πίνακες εργαλείων ανάλυσης σε πραγματικό χρόνο, οι ομάδες διαχείρισης οικονομικών μπορούν να παρακολουθούν τις βελτιώσεις που σημειώνονται στους χρόνους κύκλου τιμολογίων, στη μείωση σφαλμάτων και στα επίπεδα κανονιστικής συμμόρφωσης. Αυτά τα δεδομένα επιδόσεων βοηθούν στην περαιτέρω βελτιστοποίηση των ροών εργασίας, εξασφαλίζοντας συνεχή βελτίωση των διαδικασιών σε βάθος χρόνου.

Για τις ομάδες διαχείρισης οικονομικών, η μετάβαση σε μια πιο έξυπνη διαχείριση πληροφοριών δεν αφορά μόνο την απόδοση – αφορά την ανθεκτικότητα, τον έλεγχο και την ικανότητα προσαρμογής σε ένα ολοένα και πιο σύνθετο χρηματοοικονομικό περιβάλλον. Καθώς οι επιχειρήσεις συνεχίζουν να αναπτύσσονται, οι μη αυτόματες ροές εργασιών, τα διασκορπισμένα οικονομικά αρχεία και οι κίνδυνοι κανονιστικής συμμόρφωσης δεν είναι πλέον διαχειρίσιμα.

Ήρθε η ώρα το Οικονομικό τμήμα να αναλάβει πρωταγωνιστικό ρόλο στην επιχείρηση. Όπου λαμβάνονται σημαντικές επιχειρηματικές αποφάσεις, οι διορατικοί επικεφαλής των Οικονομικών τμημάτων θα προσφέρουν πληροφορίες και στρατηγικές συμβουλές βασιζόμενοι στα δεδομένα, αποδεικνύοντας ότι η αξία τους ξεπερνά κατά πολύ την απλή λογιστική υποστήριξη.