ΟΙ τέσσερις κορυφαίες συμβουλές μας για την απρόσκοπτη εισαγωγή τεχνολογιών Διαχείρισης πληροφοριών

Η απόφαση να επενδύσει κανείς σε νέα τεχνολογία με σκοπό τη βελτίωση της ροής των πληροφοριών μέσα σε έναν οργανισμό είναι ένα πράγμα. Το να την υλοποιήσει με επιτυχία, με ελάχιστη αναστάτωση και χαμηλό κόστος, είναι κάτι τελείως διαφορετικό.

Είναι σημαντικό να γίνει σωστά, γιατί οι αποτυχημένες τεχνολογικές εφαρμογές καταλήγουν στα πρωτοσέλιδα – είτε πρόκειται για το εγκαταλελειμμένο σύστημα καταγραφής ασθενών του Εθνικού Συστήματος Υγείας της Βρετανίας, που χαρακτηρίστηκε ως «η μεγαλύτερη αποτυχία IT που έχει καταγραφεί ποτέ»¹ είτε για το αποτυχημένο σύστημα αυτοματοποίησης αποθήκης της Sainsbury’s, που τελικά εγκαταλείφθηκε, με κόστος 150 εκατομμύρια λίρες².

Στη νέα μας έρευνα συμμετείχαν χιλιάδες υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα IT, για να κατανοήσουμε πώς εξελίσσονται οι επιχειρησιακές διεργασίες. Διαπιστώσαμε ότι κατά την εφαρμογή νέων τεχνολογιών, η συμβατότητα με την υπάρχουσα αρχιτεκτονική αναδείχθηκε ως η μεγαλύτερη πρόκληση για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε θέματα IT.

Αυτά τα προβλήματα μπορεί να αποβούν μοιραία για ένα έργο νέας τεχνολογίας, ειδικά σε μια περίοδο που πολλές επιχειρήσεις επιδιώκουν να ωριμάσουν ψηφιακά. Διαπιστώσαμε επίσης ότι το 10% των ερωτηθέντων αναγκάστηκε να εγκαταλείψει πλήρως μια υλοποίηση κατά τη διάρκεια των τελευταίων δύο ετών.

Σε αυτό το άρθρο, θα παρουσιάσουμε τέσσερις βασικούς τομείς που πρέπει να λάβουν υπόψη τους οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα ΙΤ κατά την εφαρμογή νέων τεχνολογιών. Αν αυτοί οι παράγοντες αντιμετωπιστούν σωστά, η υλοποίηση μπορεί να γίνει πιο ομαλά και να αποδώσει πιο γρήγορα, ώστε οι επιχειρήσεις να αρχίσουν να απολαμβάνουν τα οφέλη των νέων συστημάτων τους.

Στο πλαίσιο της έρευνας για την έκθεσή μας, ρωτήσαμε τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε θέματα IT για τις προκλήσεις που αντιμετώπισαν την τελευταία φορά που εφάρμοσαν μια στρατηγική τεχνολογική λύση. Το πρόβλημα που αναφέρθηκε συχνότερα, σε ποσοστό 28%, ήταν η ενοποίηση με την υπάρχουσα υποδομή IT.

Γι’ αυτόν τον λόγο, όταν οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα IT εξετάζουν μια νέα επένδυση, η συμβατότητα αναδεικνύεται ως ο σημαντικότερος παράγοντας κατά τη διάρκεια της διαδικασίας προμηθειών – πιο σημαντικός ακόμη και από τις ίδιες τις δυνατότητες της τεχνολογίας.

Όμως, δεδομένου του χρόνου, του κόστους και των δυσκολιών που συνοδεύουν την εφαρμογή εντελώς νέων λύσεων, η συμβουλή μας είναι να προσεγγίζετε τις προμήθειες στρατηγικά, δίνοντας προτεραιότητα σε τεχνολογίες που μπορούν να αναπτυχθούν και να επεκταθούν, ώστε να προστίθενται νέες δυνατότητες όσο εξελίσσεται η επιχείρηση χωρίς να απαιτούνται ριζικές νέες υλοποιήσεις.

Ρωτήσαμε τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε θέματα IT για το επίπεδο υποστήριξης που είχαν κατά την τελευταία μεγάλη εφαρμογή μιας τεχνολογικής λύσης. Το 61% δήλωσε ότι χρησιμοποίησε κάποιον εξωτερικό προμηθευτή, σε κάποιο βαθμό.

Έχει ενδιαφέρον ότι δεν ακολουθούν όλες οι επιχειρήσεις την ίδια προσέγγιση όταν αναζητούν εξωτερική βοήθεια. Το 34% αναζητά ένα βασικό επίπεδο υποστήριξης, που τους δίνει την αυτοπεποίθηση ώστε να διαχειριστούν έπειτα το έργο μόνοι τους. Το 35% προτιμά μια συνεργατική σχέση, όπου η ευθύνη για το έργο μοιράζεται. Και, τέλος, το 30% των υπεύθυνων λήψης αποφάσεων σε θέματα IT προτιμά να συνεργάζεται με κάποιον πάροχο υπηρεσιών που θα αναλάβει πλήρως το έργο, από την αρχή μέχρι το τέλος.

Το τι ταιριάζει σε κάθε περίπτωση εξαρτάται από τις ανάγκες και τις δυνατότητες του οργανισμού. Οι μεγάλοι οργανισμοί με πάνω από 5.000 εργαζόμενους είναι πιο πιθανό να επιλέξουν την πλήρη συνεργασία, κάτι που δεν προκαλεί έκπληξη, αν αναλογιστεί κανείς την πολυπλοκότητα της εφαρμογής μιας νέας τεχνολογίας σε σχήματα τέτοιου μεγέθους.

Το βασικό μήνυμα είναι ότι δεν υπάρχει μία στρατηγική που να ταιριάζει σε όλους – κάθε επιχείρηση πρέπει να αξιολογήσει τα δικά της δυνατά σημεία και τις αδυναμίες της πριν ζητήσει εξωτερική υποστήριξη.

Η σωστή επιλογή για εσάς εξαρτάται από τις προτεραιότητες του οργανισμού σας.

Για παράδειγμα, η έρευνά μας έδειξε ότι οι επιχειρήσεις που διαχειρίστηκαν εσωτερικά την τελευταία μεγάλη τεχνολογική εφαρμογή είχαν τα λιγότερα προβλήματα συμβατότητας και καθυστερήσεων. Επομένως, αν η ταχύτητα είναι η βασική σας προτεραιότητα, αυτή μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή. Ωστόσο, αυτό έχει το τίμημά του, καθώς μειώνεται η μακροπρόθεσμη υποστήριξη: ένας στους πέντε ανέφερε έλλειψη επικοινωνίας με τους προμηθευτές και ένας στους επτά δήλωσε ότι υπήρξε ανεπάρκεια υποστήριξης μετά την πώληση.

Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα IT που επέλεξαν πλήρη συνεργασία με τρίτους φορείς είχαν μεγαλύτερη πιθανότητα να μη συναντήσουν καθόλου προκλήσεις (21%). Αυτή η προσέγγιση εξασφάλισε επίσης καλύτερη υποστήριξη μετά την πώληση και πιο αποτελεσματική επικοινωνία, ενώ –και αυτό είναι σημαντικό– μόλις το 5% αναγκάστηκε να εγκαταλείψει το έργο, σχεδόν το μισό ποσοστό σε σχέση με τις υλοποιήσεις εσωτερικά. Ένα αρνητικό στοιχείο που ανέδειξε η έρευνα ήταν μια μικρή αύξηση στα προβλήματα λειτουργικότητας.

Αυτό που είναι ξεκάθαρο είναι πως μια μικτή προσέγγιση στην υποστήριξη, είτε όταν ο τρίτος φορέας αναλαμβάνει την αρχική φάση και στη συνέχεια την υλοποίηση την αναλαμβάνει εσωτερικά η επιχείρηση είτε το αντίστροφο, μπορεί να δημιουργήσει σοβαρά προβλήματα. Πάνω από το 90% των υπεύθυνων λήψης αποφάσεων σε θέματα IT που ακολούθησαν αυτήν τη στρατηγική ανέφεραν προκλήσεις και πολύ περισσότεροι αναγκάστηκαν να εγκαταλείψουν το έργο. Αυτή η προσέγγιση οδήγησε επίσης σε υψηλότερα ποσοστά προβλημάτων, όπως τεχνολογία που δεν ανταποκρινόταν στις ανάγκες ή χαμηλή αποδοχή των νέων συστημάτων από τους εργαζομένους.

Όποιος υπεύθυνος λήψης αποφάσεων σε θέματα IT έχει διαχειριστεί τέτοιες προκλήσεις θα καταλάβει αμέσως ότι δεν είναι όλοι οι συνεργάτες ίδιοι.

Η επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη για την υλοποίηση μιας μεγάλης τεχνολογικής λύσης δεν είναι εύκολη υπόθεση. Πολλά εξαρτώνται από αυτήν την απόφαση.

Ένας καλός συνεργάτης μπορεί να συνεργαστεί με τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε θέματα IT και τα διάφορα τμήματα μιας επιχείρησης ώστε να περιορίσει τους κινδύνους που σχετίζονται με τη συμβατότητα και τα χρονοδιαγράμματα, ειδικά σε μεγάλα και πολύπλοκα έργα. Αλλά ισχύει και το αντίθετο. Όπως είδαμε, τα προβλήματα συμβατότητας και οι καθυστερήσεις μπορεί στην πραγματικότητα να ενταθούν ακόμη και μέσα από μια ολοκληρωμένη συνεργασία.

Τι σημαίνει αυτό; Είναι ζωτικής σημασίας οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα IT να συνεργάζονται με έναν προμηθευτή που διαθέτει βαθιά τεχνογνωσία στην ενοποίηση λύσεων και εξειδικευμένη γνώση της τεχνολογίας που θέλουν να υιοθετήσουν. Οι υποψήφιοι συνεργάτες πρέπει να είναι σε θέση να συνδυάσουν διαφορετικές λύσεις με ομαλό τρόπο, οργανώνοντάς τες ώστε να λειτουργούν αρμονικά.

Μια επιτυχημένη εφαρμογή απαιτεί επίσης εις βάθος κατανόηση των επιχειρησιακών διεργασιών –και ειδικότερα του τρόπου με τον οποίο γίνεται η επεξεργασία των εγγράφων και των πληροφοριών μέσα στον οργανισμό– προκειμένου να εξαλειφθούν τυχόν τριβές.

Τελικά, ο κατάλληλος συνεργάτης είναι αυτός που εμπνέει εμπιστοσύνη, ώστε οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα IT να μπορούν να δεσμευτούν με σιγουριά σε ένα αυτοματοποιημένο μέλλον, αποκομίζοντας οφέλη από τη βελτιωμένη ασφάλεια και κανονιστική συμμόρφωση, την αυξημένη παραγωγικότητα και την εξαιρετική εμπειρία των πελατών.

Δεν υπάρχουν μαγικές λύσεις που να κάνουν την εφαρμογή νέων τεχνολογιών εύκολη υπόθεση. Από τη φύση της, είναι μια απαιτητική διαδικασία, με τα ζητήματα συμβατότητας να παραμένουν μια σταθερή ανησυχία.

Ωστόσο, οι οργανισμοί που έχουν ήδη ένα επίπεδο ψηφιακής ωριμότητας και διαθέτουν μια κουλτούρα που αγκαλιάζει την τεχνολογία και τις νέες ιδέες, βρίσκονται σε πλεονεκτική θέση για να πετύχουν. Και αν οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα IT κάνουν μακροπρόθεσμα σχέδια, εξασφαλίσουν την υποστήριξη που χρειάζονται και βρουν έναν συνεργάτη που μπορεί να τους προσφέρει τη σωστή υποστήριξη, τότε θα έχουν τις καλύτερες δυνατές προϋποθέσεις για μια επιτυχημένη υλοποίηση, που θα αποφέρει οφέλη στον οργανισμό τους για τα επόμενα χρόνια.

Στην Canon, διαθέτουμε πάνω από 30 χρόνια εμπειρίας στον σχεδιασμό και την υλοποίηση επιχειρησιακών διεργασιών, καθώς και στην εφαρμογή και τον συντονισμό λύσεων. Έχουμε ήδη υποστηρίξει πάνω από 2.700 πελάτες σε όλη την Ευρώπη, βελτιώνοντας τη Διαχείριση των πληροφοριών τους. Εξειδικευόμαστε στην υπεραυτοματοποίηση ροών εργασιών και στη διαχείριση ψηφιακών εγγράφων – επομένως, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε στο ταξίδι σας στον κόσμο της Διαχείρισης πληροφοριών, είμαστε έτοιμοι να σας βοηθήσουμε να περάσετε στο επόμενο στάδιο.

Κατεβάστε τώρα την έκθεσή μας για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις συνήθεις παγίδες που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις κατά την υλοποίηση νέων τεχνολογιών – και πώς οι οργανισμοί αξιοποιούν τεχνολογίες, όπως η αυτοματοποίηση, για καλύτερη διαχείριση των πληροφοριών.