Από το χαρτί στην πρόοδο: πώς η εξυπνότερη διαχείριση των πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού προσφέρει στρατηγικά οφέλη

Ωστόσο, οι μέθοδοι εργασίας του HR δεν έχουν καταφέρει να συμβαδίσουν με όλη αυτή την πρόοδο. Με δυο λόγια, γιατί τόσοι πολλοί εργαζόμενοι σε τμήματα HR εξακολουθούν να φωτοτυπούν συμβάσεις και να εισάγουν δεδομένα χειροκίνητα σε υπολογιστικά φύλλα, σαν να είναι στο 2005;

Παρ’ ότι οι ευρείες αλλαγές στις πολιτικές προσλήψεων και στους τρόπους εργασίας πολλών επιχειρήσεων φέρνουν το τμήμα HR στο προσκήνιο και επιταχύνουν τη μετάβασή του από ένα τμήμα με τυποποιημένες διαδικασίες σε στρατηγική προτεραιότητα, πολλά τμήματα HR εξακολουθούν να επιβραδύνονται από χειροκίνητες διαδικασίες, αργές ροές εργασίας και κατακερματισμένα συστήματα.

Παρά τις τεχνολογικές εξελίξεις στον χώρο εργασίας, το 48% των επαγγελματιών HR αξιολογούν τη διαχείριση πληροφοριών που έχουν υιοθετήσει ως μέτρια ή κακή¹. Πολλοί εξακολουθούν να βασίζονται σε διαδικασίες που στηρίζονται σε έντυπα, αλυσίδες email και υπολογιστικά φύλλα για την παρακολούθηση των φακέλων των εργαζομένων, τη διασφάλιση της κανονιστικής συμμόρφωσης και την αξιολόγηση των επιδόσεων. Αυτή η αναποτελεσματικότητα οδηγεί σε σπατάλη χρόνου, αυξάνει τον κίνδυνο και περιορίζει την ικανότητα του HR να προσφέρει στρατηγική αξία.

Για να προσφέρουν τη μέγιστη αξία στις σύγχρονες επιχειρήσεις, οι ομάδες HR πρέπει να σταματήσουν να αφιερώνουν χρόνο στην κατά περίπτωση διεκπεραίωση εργασιών και να είναι εκ των προτέρων προετοιμασμένες να καλύψουν τις ανάγκες της επιχείρησης. Για να συμβεί αυτό, οι ομάδες HR χρειάζονται εργαλεία που να διεκπεραιώνουν τις διοικητικές εργασίες πιο αποτελεσματικά και με λιγότερη επίβλεψη, αποδεσμεύοντας τους εργαζομένους ώστε να επιτευχθεί η αλλαγή στον οργανισμό τους.

Όταν οι διαδικασίες του τμήματος HR δεν λειτουργούν σωστά, επηρεάζεται ολόκληρος ο οργανισμός.

Για παράδειγμα, μια κακή εμπειρία ένταξης μπορεί να αφήσει αρνητικό αποτύπωμα. Ο αντίκτυπος μπορεί να είναι σοβαρός, καθώς ένας στους τέσσερις εργαζομένους δηλώνει απογοητευμένος μέσα στους πρώτους τρεις μήνες². Τα ανεπαρκή συστήματα ενδέχεται επίσης να δημιουργήσουν κινδύνους κανονιστικής συμμόρφωσης, με το 31% των οργανισμών να παραδέχεται ότι η ασφάλεια των δεδομένων HR είναι ανεπαρκής³. Αυτές οι ανεπάρκειες αυξάνουν την αποχώρηση προσωπικού, δημιουργούν κινδύνους διακυβέρνησης και εμποδίζουν το HR να επιδιώξει στρατηγικές προτεραιότητες.

Οι ομάδες HR αφιερώνουν κατά μέσο όρο πέντε ή περισσότερες ώρες την εβδομάδα σε διοικητικές εργασίες⁴ – και για μεγαλύτερους οργανισμούς, αυτός ο αριθμός αυξάνεται σημαντικά. Χωρίς αποδοτικά ψηφιακά συστήματα, οι επαγγελματίες HR ξοδεύουν περισσότερο χρόνο ζητώντας εγκρίσεις, παρακολουθώντας χειροκίνητα την κανονιστική συμμόρφωση και συντάσσοντας αναφορές, αντί να επικεντρώνονται στη στρατηγική αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού.

Τα τμήματα HR διαχειρίζονται ευαίσθητες πληροφορίες εργαζομένων, ωστόσο πολλά από αυτά εξακολουθούν να βασίζονται σε ασύνδετα υπολογιστικά φύλλα, έντυπα αρχεία ή ξεπερασμένα συστήματα. Μόνο τα πρόστιμα για παραβιάσεις του ΓΚΠΔ ξεπέρασαν τα 2,1 δισεκατομμύρια ευρώ στην ΕΕ το 2023⁵. Χωρίς ασφαλή και αυτοματοποιημένη παρακολούθηση της κανονιστικής συμμόρφωσης στο HR, οι οργανισμοί αντιμετωπίζουν αυξημένο νομικό κίνδυνο.

Οι ομάδες HR διαθέτουν πολύτιμα δεδομένα για το εργατικό δυναμικό, αλλά συχνά δεν έχουν τα κατάλληλα εργαλεία για να τα αναλύσουν και να τα αξιοποιήσουν. Καθώς οι επικεφαλής των τμημάτων HR επιδιώκουν να αναλάβουν πιο στρατηγικό ρόλο σε σχέση με τις εκτελεστικές ομάδες διοίκησης, η πρόσβαση σε περιεκτικές πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για τις τάσεις των εργαζομένων, τις ελλείψεις δεξιοτήτων και τους κινδύνους διατήρησης θα είναι καθοριστική για τη μετάβαση από την αντιδραστική στην προγνωστική λήψη αποφάσεων⁶.

Οι κορυφαίοι οργανισμοί στρέφονται σε αυτοματοποιημένες, ψηφιακές διαδικασίες HR που μειώνουν τον χρόνο των διοικητικών εργασιών, ενισχύουν την ασφάλεια και αποκαλύπτουν περιεκτικές πληροφορίες μέσα από τα δεδομένα. Με αυτόν τον τρόπο, αποκομίζουν οφέλη που ξεπερνούν τη συμβατική διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού.

Οι ομάδες HR που χρησιμοποιούν αυτοματοποίηση μειώνουν δραστικά τον διοικητικό φόρτο εργασίας. Η Canon Ιταλίας, για παράδειγμα, εφάρμοσε εσωτερικά ένα ψηφιακό σύστημα διαχείρισης HR, μειώνοντας τον χρόνο διοικητικών εργασιών κατά 15% και βελτιώνοντας παράλληλα την παρακολούθηση της κανονιστικής συμμόρφωσης⁷. Λειτουργίες όπως οι πύλες αυτοεξυπηρέτησης HR επιτρέπουν στους εργαζομένους να έχουν πρόσβαση σε πολιτικές, να ζητούν άδειες και να ενημερώνουν τα προσωπικά τους στοιχεία χωρίς παρέμβαση του τμήματος HR, μειώνοντας τα ερωτήματα κατά έως και 50%⁸.

Η αυτοματοποιημένη παρακολούθηση εγγράφων και κανονιστικής συμμόρφωσης, και η ασφαλής πρόσβαση σε πληροφορίες HR βάσει ρόλου, μειώνουν σημαντικά τους κινδύνους που σχετίζονται με θέματα ασφάλειας και κανονιστικής συμμόρφωσης. Σε αυτόν τον τομέα έχει σημειωθεί σημαντική πρόοδος, με πάνω από το 53% των επικεφαλής τμημάτων πληροφορικής να έχουν ήδη εφαρμόσει αυτοματοποιημένα μέτρα ασφάλειας για τα αρχεία HR ώστε να αποτρέπεται η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση⁹.

Οι ομάδες HR χρησιμοποιούν διάφορες μεθόδους για την παρακολούθηση κρίσιμων δεδομένων του ανθρώπινου δυναμικού, όπως οι τάσεις αποχώρησης και προσέλκυσης νέων εργαζομένων. Πολλές από αυτές τις μεθόδους απαιτούν από τους εργαζόμενους του τμήματος HR χειροκίνητο έλεγχο πληροφοριών από διαφορετικές πηγές και σύνθεση αναφορών. Οι πίνακες ελέγχου με λειτουργίες σε πραγματικό χρόνο προσφέρουν άμεση πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα, ενώ δίνουν πρόσβαση σε δυνατότητες προγνωστικής ανάλυσης, οι οποίες βοηθούν τους επικεφαλής των τμημάτων HR να προβλέπουν ανάγκες προσλήψεων, να εντοπίζουν κινδύνους αποχώρησης και να προγραμματίζουν τη στρατηγική τους για μελλοντικές ελλείψεις δεξιοτήτων¹⁰.

Πάνω απ’ όλα, το HR αφορά τους ανθρώπους και όχι τις διαδικασίες. Μια προσέγγιση που δίνει προτεραιότητα στην ψηφιοποίηση των διαδικασιών βελτιώνει την ένταξη νέων εργαζομένων, την παρακολούθηση των επιδόσεων και την προσβασιμότητα των υπηρεσιών HR, προσφέροντας στους εργαζομένους την απρόσκοπτη ψηφιακή εμπειρία που πλέον αναμένουν. Σύμφωνα με έρευνες της Canon, οι εταιρείες που εκσυγχρονίζουν τα συστήματα HR τους ενισχύουν κατά 25% την ικανοποίηση των εργαζομένων¹¹.

Για πολλές ομάδες HR, η ψηφιοποίηση της διαχείρισης πληροφοριών μπορεί να φαίνεται δύσκολη. Τα καλά νέα είναι ότι ο μετασχηματισμός δεν χρειάζεται να είναι επώδυνος ή να γίνει εν μία νυκτί. Μια δομημένη, σταδιακή προσέγγιση εξασφαλίζει γρήγορες επιτυχίες, θέτοντας παράλληλα τα θεμέλια για μακροπρόθεσμη ψηφιοποίηση.

1. Αξιολογήστε τις τρέχουσες ανεπάρκειες – Εντοπίστε τα εμπόδια στις ροές εργασιών του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού και στην παρακολούθηση των ζητημάτων κανονιστικής συμμόρφωσης.
2. Επιλέξτε ένα ενοποιημένο σύστημα πληροφοριών HR (HRIS) – Βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνει λειτουργίες αυτοματοποίησης και ανάλυσης, καθώς και ελέγχους ασφαλούς πρόσβασης.
3. Ψηφιοποιήστε και συγκεντρώστε τα αρχεία των εργαζομένων – Μεταβείτε από την αποθήκευση εντύπων στην ψηφιακή αποθήκευση για ταχύτερη πρόσβαση και μεγαλύτερη ασφάλεια.
4. Αυτοματοποιήστε βασικές ροές εργασιών του HR – Ξεκινήστε με τομείς όπως η ένταξη στον οργανισμό, η παρακολούθηση της κανονιστικής συμμόρφωσης και η διαχείριση των επιδόσεων, ώστε να εξασφαλίσετε γρήγορα οφέλη.
5. Ενισχύστε την κανονιστική συμμόρφωση και την ασφάλεια – Εφαρμόστε αυτοματοποιημένες πολιτικές διακράτησης εγγράφων, αρχείων καταγραφής ελέγχων και πρόσβασης βάσει ρόλων.
6. Υποστηρίξτε την υιοθέτηση των νέων προσεγγίσεων με εκπαίδευση και διαχείριση των αλλαγών – Διασφαλίστε ότι οι ομάδες HR και οι εργαζόμενοι έχουν εξοικειωθεί με τη χρήση των νέων συστημάτων.

Οι επικεφαλής του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού έχουν μια μοναδική ευκαιρία να επαναπροσδιορίσουν το ρόλο τους στην επιχείρηση. Δεν θεωρούνται πλέον απλώς διαχειριστές. Μετατρέπονται σε στρατηγικούς υποστηρικτές, σχεδιαστές αξιοποίησης του ανθρώπινου δυναμικού και βασικούς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων. Αλλά για να το πετύχουν αυτό, χρειάζονται σύγχρονα, ψηφιακά εργαλεία που θα τους επιτρέπουν να επικεντρωθούν στους ανθρώπους και όχι στη γραφειοκρατία.

Η μετάβαση στην έξυπνη διαχείριση πληροφοριών δεν είναι απλώς θέμα αποδοτικότητας – αποτελεί θεμελιώδη αλλαγή στον τρόπο λειτουργίας του τμήματος HR. Όσοι εκσυγχρονίζονται, βελτιώνουν την εμπειρία των εργαζομένων, ενισχύουν την κανονιστική συμμόρφωση και αποκτούν τις περιεκτικές πληροφορίες που απαιτούνται για την προώθηση της επιχειρηματικής επιτυχίας.

Το ερώτημα πλέον δεν είναι αν το HR πρέπει να ψηφιοποιηθεί, αλλά πόσο γρήγορα μπορεί να κινηθεί ο οργανισμός σας προς αυτή την κατεύθυνση.