Η αυτοματοποίηση δεν αποτελεί νέο φαινόμενο. Ωθούμενοι από την ανάγκη για αυξημένη παραγωγικότητα, οι άνθρωποι έχουν επινοήσει τεχνολογίες που φέρνουν εις πέρας εργασίες χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Εδώ και αιώνες, από τους ατμοκίνητους αργαλειούς μέχρι τις γραμμές συναρμολόγησης αυτοκινήτων, η αυτοματοποίηση έχει βοηθήσει τους εργαζόμενους να απαλλαγούν από βαρετές και επαναλαμβανόμενες εργασίες, κάνοντας τους χώρους εργασίας πιο αποδοτικούς¹.

Ωστόσο, στον τομέα της εργασίας στο γραφείο, η αυτοματοποίηση παίρνει διαφορετικές μορφές. Οι εργαζόμενοι της γνώσης προσθέτουν αξία δημιουργώντας και διανέμοντας πληροφορίες – επομένως, η δυνατότητα να το κάνουν αυτό πιο αποτελεσματικά συνιστά σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Πρόσφατα πραγματοποιήσαμε μια έρευνα σχετικά με τις αλλαγές στις εργασιακές διαδικασίες –συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο οι οργανισμοί διαχειρίζονται έγγραφα και πληροφορίες– και διαπιστώσαμε ότι οι οργανισμοί έχουν αρχίσει να εφαρμόζουν την αυτοματοποίηση με διάφορους τρόπους. Αυτό, με τη σειρά του, έχει προσφέρει πλεονεκτήματα που υπερβαίνουν κατά πολύ την αποδοτικότητα, όπως η βελτίωση της εμπειρίας του πελάτη και η διατήρηση της ασφάλειας και της κανονιστικής συμμόρφωσης.

Ωστόσο, παρατηρήσαμε ότι πολλές επιχειρήσεις δυσκολεύονται να προχωρήσουν από βασικές μορφές αυτοματοποίησης σε πιο προηγμένες. Έτσι, αναρωτηθήκαμε: γιατί συμβαίνει αυτό;

Αν και η αυτοματοποίηση ήταν ήδη ένας τομέας με ταχύτατη ανάπτυξη πριν από την πανδημία, τα τελευταία χρόνια η χρήση της έχει αυξηθεί, με την παγκόσμια αγορά αυτοματοποίησης επιχειρησιακών διεργασιών να εκτινάσσεται από τα 5,1 δισ. δολάρια το 2016 στα 12,7 δισ. δολάρια το 2021². Η πανδημία επιτάχυνε αυτήν τη διαδικασία, καθώς ανάγκασε πολλές επιχειρήσεις να ψηφιοποιήσουν μεγάλους κλάδους των δραστηριοτήτων τους³. Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με τη McKinsey, η υιοθέτηση τεχνολογιών έγινε περίπου 25 φορές πιο γρήγορα απ’ ό,τι πριν την πανδημία⁴.

Το αποτέλεσμα; Οι επιχειρήσεις έκαναν σημαντικά βήματα για την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών λειτουργιών που στο παρελθόν παραμελούνταν, όπως η εξυπηρέτηση πελατών, το ανθρώπινο δυναμικό και η επεξεργασία τιμολογίων – διαδικασίες επαναλαμβανόμενες και, συνεπώς, ιδιαίτερα κατάλληλες για αυτοματοποίηση, ακόμη κι αν πολλοί οργανισμοί δεν τις είχαν θέσει ως προτεραιότητα μέχρι πρότινος.

Η McKinsey διαπίστωσε επίσης ότι με αυτές τις εξελίξεις, η στάση απέναντι στην αυτοματοποίηση έχει μετατοπιστεί από τη μείωση του κόστους προς την απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος⁵. Καθώς η αυτοματοποίηση γίνεται πιο εξελιγμένη και εφαρμόζεται σε πιο σύνθετες επιχειρησιακές διεργασίες, προσφέρει πλέον πιο στρατηγικά πλεονεκτήματα.

Η έρευνά μας περιλάμβανε ερωτήσεις προς τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων για θέματα IT σχετικά με τις εμπειρίες τους με την αυτοματοποίηση. Από τις απαντήσεις τους, εντοπίσαμε τρεις βασικούς τομείς στους οποίους έβλεπαν σταθερά πλεονεκτήματα:

Η παραγωγικότητα είναι ένα από τα πλεονεκτήματα που σχετίζονται πιο συχνά με την αυτοματοποίηση, κάτι που επιβεβαιώθηκε και από την έρευνά μας. Το 37% των υπεύθυνων λήψης αποφάσεων σε θέματα IT δήλωσε ότι η αυτοματοποίηση επιτρέπει στις ομάδες να εργάζονται πιο αποδοτικά, γεγονός που την καθιστά το κορυφαίο πλεονέκτημα.

Το 32% των υπεύθυνων λήψης αποφάσεων σε θέματα IT ανέφερε ότι η επένδυσή τους στην αυτοματοποίηση διευκόλυνε τη διαχείριση της κανονιστικής συμμόρφωσης και την προστασία κρίσιμων πληροφοριών.

Το 34% των υπεύθυνων λήψης αποφάσεων σε θέματα IT με τους οποίους μιλήσαμε δήλωσε ότι η αυτοματοποίηση τους βοήθησε να βελτιώσουν την εμπειρία των πελατών – ένα από τα τρία κυριότερα πλεονεκτήματα.

Είναι ξεκάθαρο ότι οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα IT είναι ικανοποιημένοι με την αυτοματοποίηση που έχουν ήδη υλοποιήσει. Υπάρχουν όμως τομείς όπου θα μπορούσαν να εμβαθύνουν, ώστε να αποκομίσουν περισσότερα οφέλη για τον οργανισμό τους;

Η προστασία των δεδομένων αποτελεί διαρκή ανησυχία για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε θέματα IT, και με την αυξανόμενη εργασία εξ αποστάσεως και την υβριδική εργασία, γίνεται όλο και πιο δύσκολο για τους οργανισμούς να παρακολουθούν τη συμπεριφορά των εργαζομένων. Το 36% των υπεύθυνων λήψης αποφάσεων σε θέματα IT δήλωσε ότι γνωρίζει ή πιστεύει πως οι εργαζόμενοι δεν ακολουθούν τις διαδικασίες κανονιστικής συμμόρφωσης – κάτι που εξηγεί γιατί ήδη επενδύουν σε τεχνολογίες ψηφιακής διαχείρισης εγγράφων, προκειμένου να αποκτήσουν καλύτερη εποπτεία και έλεγχο στη ροή των πληροφοριών εντός του οργανισμού τους.

Για παράδειγμα, το 53% των υπεύθυνων λήψης αποφάσεων σε θέματα IT έχουν εφαρμόσει αυτόματα δικαιώματα πρόσβασης, εξασφαλίζοντας ότι μη εξουσιοδοτημένοι εργαζόμενοι δεν έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα έγγραφα. Το 51% έχει ενεργοποιήσει αυτόματα χρονικά όρια αποθήκευσης, ώστε τα ευαίσθητα έγγραφα να διαγράφονται σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ.

Συνολικά, περίπου οι μισοί υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα IT δηλώνουν ότι έχουν υλοποιήσει κάποια από τις δυνατότητες ψηφιακής διαχείρισης εγγράφων που αναφέραμε στην έρευνα.

Όταν εξετάσαμε πιο σύνθετες υλοποιήσεις που καλύπτουν ολόκληρες ροές εργασιών, διαπιστώσαμε ότι η υιοθέτηση αυτής της μορφής αυτοματοποίησης από τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε θέματα IT είναι εμφανώς πιο περιορισμένη. Κι όμως, αυτές είναι οι μορφές αυτοματοποίησης με τον μεγαλύτερο αντίκτυπο, που μπορούν να μετασχηματίσουν την εμπειρία τόσο των εργαζομένων όσο και των πελατών.

Για παράδειγμα, μόλις το 29% των υπεύθυνων λήψης αποφάσεων σε θέματα IT έχει αυτοματοποιήσει την επικοινωνία με τους πελάτες – και μόνο το 30% μπορεί να παρέχει αυτόματες ενημερώσεις κατάστασης σε πελάτες και συνεργάτες.

Τι φταίει, λοιπόν, και πώς μπορούν οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα IT να καλύψουν το κενό ώστε να μην μείνουν πίσω;

Η εισαγωγή αυτοματοποίησης σε επίπεδο ροής εργασιών είναι, απλώς, πιο περίπλοκη. Ωστόσο, κατά τη διάρκεια της έρευνάς μας κατέστη σαφές ότι η υλοποίηση τέτοιας έκτασης αυτοματοποίησης είναι ιδιαίτερα αποθαρρυντική και για έναν ακόμη λόγο – τα προβλήματα συμβατότητας μεταξύ νέων και υφιστάμενων τεχνολογιών. Γι’ αυτό και οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα IT, όταν επιλέγουν νέα τεχνολογία, αναφέρουν ως βασικότερο κριτήριο τη συμβατότητα με την υπάρχουσα υποδομή IT του οργανισμού τους.

Καθώς οι οργανισμοί λειτουργούν πλέον μέσα σε τεχνολογικά περιβάλλοντα όλο και πιο πολύπλοκα, δεν προκαλεί εντύπωση το γεγονός ότι οι αναβαθμίσεις και η καινοτομία είναι δύσκολες. Η έρευνά μας έδειξε ότι το 27% των υπεύθυνων λήψης αποφάσεων σε θέματα IT αντιμετώπισε καθυστερήσεις κατά την τελευταία μεγάλη τεχνολογική υλοποίηση, ενώ το 23% εγκατέστησε την τεχνολογία, αλλά διαπίστωσε ότι η λειτουργικότητά της δεν κάλυπτε τις πραγματικές ανάγκες. Αυτό που υποτίθεται ότι θα έκανε μια επιχείρηση πιο αποδοτική στη διαχείριση των πληροφοριών, μπορεί να έχει το αντίθετο αποτέλεσμα, αν γίνει λάθος χειρισμός.

Σε πολλές περιπτώσεις, η επιλογή του σωστού συνεργάτη κατά την υλοποίηση μιας νέας τεχνολογίας καθορίζει αν το έργο θα έχει επιτυχία ή αποτυχία. Η έρευνά μας έδειξε ότι η συνεργασία με τον λάθος συνεργάτη μπορεί να επιδεινώσει τα προβλήματα συμβατότητας. Γι’ αυτό, η επιλογή ενός συνεργάτη με εμπειρία στην ενοποίηση και στον συντονισμό λύσεων μπορεί να βοηθήσει τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε θέματα IT να ελαχιστοποιήσουν την αναστάτωση και την αβεβαιότητα.

Έχουμε διαπιστώσει ότι η αύξηση της ψηφιακής ωριμότητας προσφέρει στις επιχειρήσεις τα θεμέλια για μεγαλύτερη ευελιξία. Η αυτοματοποίηση είναι βασικό συστατικό αυτής της πορείας, καθώς βελτιώνει την εμπειρία εργαζομένων και πελατών και προσφέρει στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε θέματα IT μεγαλύτερο έλεγχο και ορατότητα ως προς τις πληροφορίες που διαχειρίζεται ο οργανισμός τους σε σχέση με παλαιότερα.

Για να αξιοποιήσουν όμως στο έπακρο την αυτοματοποίηση, οι επιχειρήσεις χρειάζεται να είναι έτοιμες να σχεδιάσουν μια στρατηγική ανάπτυξης που ξεπερνάει τα εμπόδια συμβατότητας. Και βρίσκοντας τον κατάλληλο συνεργάτη, αυτή η διαρκής μετάβαση σε ένα αυτοματοποιημένο μέλλον γίνεται λιγότερο τρομακτική.

Κατεβάστε την έκθεσή μας τώρα για να ανακαλύψετε ποιες προκλήσεις αντιμετωπίζουν σήμερα οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων σε θέματα IT, σε ποιο επίπεδο βρίσκεται η ψηφιακή ωριμότητα της δικής σας επιχείρησης και ποιοι είναι οι τομείς στους οποίους μπορείτε να επενδύσετε ώστε να σχεδιάσετε μια ρεαλιστική στρατηγική αυτοματοποίησης.