Οι τρεις «σιωπηροί» ανασχετικοί παράγοντες στις επιχειρησιακές δραστηριότητές σας (και πώς να τους διορθώσετε)

Οι υπεύθυνοι επιχειρησιακών δραστηριοτήτων έχουν επενδύσει σημαντικά ποσά σε πλατφόρμες προγραμματισμού επιχειρηματικών πόρων (ERP), στην αυτοματοποίηση ροών εργασίας και σε εργαλεία που βασίζονται στο cloud, αλλά πολλοί εξακολουθούν να διαπιστώνουν ανεπάρκειες, κινδύνους κανονιστικής συμμόρφωσης και κατακερματισμένες διεργασίες που επιβραδύνουν τη λειτουργία τους.

Αυτό συμβαίνει σήμερα γιατί η πρόκληση που αντιμετωπίζουν οι ομάδες επιχειρησιακών δραστηριοτήτων δεν είναι πλέον η ψηφιοποίηση των ροών εργασίας, αλλά η ενσωμάτωσή τους στην ευρύτερη επιχείρηση για τη βελτίωση της αποδοτικότητας, την ενίσχυση της κανονιστικής συμμόρφωσης και την αύξηση της επιχειρηματικής ευελιξίας.

Αυτό που είναι σαφές είναι ότι η τεχνολογία από μόνη της δεν εγγυάται την αποδοτικότητα. Πολλές ροές εργασίας παραμένουν τουλάχιστον εν μέρει μη αυτόματες, με δεδομένα παγιδευμένα σε στεγανά, καθυστερημένες εγκρίσεις και παρακολούθηση κανονιστικής συμμόρφωσης που απαιτεί ανθρώπινη εποπτεία. Δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι το 69% των υπεύθυνων επιχειρησιακών δραστηριοτήτων και αλυσίδων εφοδιασμού αναφέρουν ότι οι επενδύσεις τους στην τεχνολογία δεν έχουν αποφέρει τα αναμενόμενα αποτελέσματα¹, σύμφωνα με έρευνα της PWC.

Εστιάζοντας σε τρεις προκλήσεις των μη αυτόματων διεργασιών που συχνά παραβλέπονται –μη αυτόματες διεργασίες, ασύνδετα συστήματα και έλλειψη ορατότητας σε θέματα κανονιστικής συμμόρφωσης– οι υπεύθυνοι επιχειρησιακών δραστηριοτήτων μπορούν να εξαλείψουν τα σημεία συμφόρησης στη ροή των πληροφοριών και να εκμεταλλευτούν το πλήρες δυναμικό των ψηφιακών τους επενδύσεων.

Αν και οι περισσότερες διεργασίες που βασίζονται σε έντυπα μπορεί να έχουν εξαφανιστεί, εξακολουθούν να υπάρχουν ανεπάρκειες σε ημιαυτοματοποιημένες ροές εργασίας, ασύνδετα συστήματα και σε κενά κανονιστικής συμμόρφωσης. Η αντιμετώπιση αυτών των προκλήσεων δεν απαιτεί απαραίτητα περισσότερη τεχνολογία, αλλά μια πιο έξυπνη και πιο συνδεδεμένη προσέγγιση στη διαχείριση των πληροφοριών.

Παρά το γεγονός ότι ζουν σε σύγχρονα, ψηφιοποιημένα περιβάλλοντα, πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να εργάζονται με ολοένα και πιο παρωχημένους τρόπους σε κρίσιμες επιχειρησιακές ροές εργασίας. Διεργασίες όπως οι εγκρίσεις τιμολογίων, οι αναφορές κανονιστικής συμμόρφωσης και η διαχείριση γραφείων αλληλογραφίας συχνά περιλαμβάνουν περιττή χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων, αλυσίδες email και ασύνδετα υπολογιστικά φύλλα.

Η επεξεργασία Πληρωτέων λογαριασμών (AP) αποτελεί χαρακτηριστικό παράδειγμα. Πολλές ομάδες AP εξακολουθούν να βασίζονται σε εγκρίσεις τιμολογίων μέσω email και μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων, γεγονός που οδηγεί σε πολλές καθυστερήσεις και δαπανηρά σφάλματα. Αντίθετα, η κατάλληλα αυτοματοποιημένη συλλογή, επικύρωση και έγκριση των τιμολογίων επιταχύνει τη ροή χρήματος, βελτιώνει την ακρίβεια και αποδεσμεύει τις ομάδες οικονομικής διαχείρισης για πιο στρατηγική εργασία.

Τα ασύνδετα ή απομονωμένα συστήματα επιβραδύνουν σημαντικά τις επιχειρησιακές δραστηριότητες. Όταν τα συστήματα δεν ενοποιούνται απρόσκοπτα, οι εργαζόμενοι πρέπει να μεταφέρουν με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα μεταξύ του ERP, της πλατφόρμας διαχείρισης σχέσεων με πελάτες (CRM), της πλατφόρμας χρηματοοικονομικής διαχείρισης και της πλατφόρμας διαχείρισης εγγράφων. Αυτό οδηγεί σε σφάλματα, σημεία συμφόρησης και ακόμη περισσότερο χαμένο χρόνο.

Η διαδικασία διαχείρισης συμβάσεων είναι μια κλασική περίπτωση. Πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να βασίζονται σε email και υπολογιστικά φύλλα για τη διαχείριση των συμβάσεών τους, καθιστώντας δύσκολη οποιαδήποτε μορφή παρακολούθησης των εγκρίσεων, ελέγχου των εκδόσεων και επιβολής πολιτικών κανονιστικής συμμόρφωσης. Η αυτοματοποίηση αυτών των ροών εργασίας συμβάσεων –από τη σύνταξη έως την έγκριση και την εκτέλεση– προσφέρει πλήρη ορατότητα των διεργασιών, ταχύτερους χρόνους διεκπεραίωσης και συνεχή παρακολούθηση της κανονιστικής συμμόρφωσης.

Οι ρυθμιστικές απαιτήσεις αυξάνονται, αλλά πολλοί οργανισμοί δεν έχουν ορατότητα όσον αφορά τους δυνητικούς κινδύνους για την ασφάλεια των εγγράφων, τη διακυβέρνηση των πληροφοριών και τη συνολική κανονιστική συμμόρφωση. Για παράδειγμα, το 53% των επιχειρήσεων δεν διαθέτουν σύστημα αυτοματοποιημένης εκχώρησης δικαιωμάτων πρόσβασης σε έγγραφα² – αυξάνοντας σημαντικά την έκθεσή τους σε κανονιστικά πρόστιμα και αρνητική δημοσιότητα.

Μια απλή λύση για την αντιμετώπιση αυτών των προκλήσεων είναι ένα ψηφιακό γραφείο αλληλογραφίας, το οποίο συμβάλλει στη βελτίωση της κανονιστικής συμμόρφωσης, καταγράφοντας και δρομολογώντας αυτόματα τα εισερχόμενα έγγραφα. Με όποια μορφή κι αν φτάνουν – μέσω email, σαρωμένων εντύπων ή ψηφιακών φορμών. Το ψηφιακό γραφείο αλληλογραφίας εξασφαλίζει ότι κάθε έγγραφο της επιχείρησης φτάνει στο κατάλληλο άτομο ή ομάδα άμεσα και χωρίς κίνδυνο οι ευαίσθητες πληροφορίες να καταλήξουν σε λάθος χέρια.

Η βελτίωση της διαχείρισης των πληροφοριών προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα στον οργανισμό σας, βελτιώνοντας την ανθεκτικότητα, την ευελιξία και την οικονομική αποδοτικότητα σε ολόκληρο το εύρος του. Ωστόσο, όπως εξηγείται στην τελευταία ενότητα, ακόμη και οι επιχειρήσεις που έχουν πραγματοποιήσει τη μετάβαση σε ψηφιακές διεργασίες και ροές εργασίας συχνά αντιμετωπίζουν προβλήματα με την ατελή αυτοματοποίηση, την απομόνωση των δεδομένων και τα κενά ασφαλείας, τα οποία εμποδίζουν τη λήψη αποφάσεων. Πώς μπορούν λοιπόν οι ομάδες επιχειρησιακών δραστηριοτήτων να αποκτήσουν πρόσβαση στις ευκαιρίες που προσφέρουν οι ψηφιακές επενδύσεις τους;

Η μείωση των μη αυτόματων παρεμβάσεων σε βασικές ροές εργασίας μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την αποδοτικότητα των βασικών επιχειρησιακών διεργασιών. Σύμφωνα με έρευνα της Canon³, η αποδοτική αυτοματοποίηση μπορεί να μειώσει τους χρόνους επεξεργασίας έως και κατά 50% – και αυτός είναι χρόνος που οι ομάδες μπορούν να αφιερώσουν σε στρατηγικές βελτιώσεις και όχι σε επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Η σύνδεση των ροών εργασίας πληροφοριών μεταξύ επιχειρησιακών συστημάτων, όπως ERP, CRM και Διαχείρισης εγγράφων, εξαλείφει πιθανά εμπόδια και επιτρέπει την ταχύτερη λήψη αποφάσεων με βάση τα δεδομένα. Οι εταιρείες που εφαρμόζουν ολοκληρωμένη αυτοματοποίηση έχουν 75% περισσότερες πιθανότητες να αποκτήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα έναντι των μη αυτοματοποιημένων ομολόγων τους⁴.

Ένας άλλος τομέας όπου η εξυπνότερη διαχείριση πληροφοριών παίζει καίριο ρόλο είναι η κανονιστική συμμόρφωση. Μόνο το 51% των ομάδων IT αναφέρει ότι οι πολιτικές διακράτησης εγγράφων είναι πλήρως αυτοματοποιημένες⁵, το οποίο, φυσικά, όχι μόνο αυξάνει τον κίνδυνο παραβίασης των κανόνων συμμόρφωσης, αλλά δημιουργεί τεράστιο όγκο εργασίας για τις ομάδες που διαχειρίζονται αυτήν τη διαδικασία μη αυτόματα. Με την εισαγωγή της διακυβέρνησης των πληροφοριών σε ολόκληρη την επιχείρηση, μια εταιρεία ενισχύει άμεσα την ασφάλεια των εγγράφων, βελτιστοποιεί την κανονιστική συμμόρφωση και μειώνει την έκθεσή της σε νομικούς κινδύνους.

Το αποτέλεσμα; Η έρευνα δείχνει ότι οι επιχειρήσεις που βελτιστοποιούν τις ροές εργασίας με πληροφορίες μπορούν να μειώσουν το λειτουργικό κόστος⁶ έως και κατά 30%. Βελτιστοποιώντας απλώς τον χρόνο επεξεργασίας των εγγράφων, εξαλείφοντας τις μη αυτόματες διαβιβάσεις και αυτοματοποιώντας τους ελέγχους κανονιστικής συμμόρφωσης, κάθε επιχείρηση μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα και να βελτιώσει την παραγωγικότητα.

Αν και η προοπτική της ψηφιακής βελτιστοποίησης μπορεί να φαίνεται δύσκολη, η πραγματικότητα είναι απλώς μια σειρά από απλά βήματα:

1. Αξιολογήστε τις τρέχουσες ροές εργασίας για να εντοπίσετε σημεία συμφόρησης και μη αυτόματες παρεμβάσεις που επιβραδύνουν τις επιχειρησιακές δραστηριότητες.
2. Εξαλείψτε τα στεγανά, ενοποιώντας πληροφορίες μεταξύ συστημάτων ERP, CRM και κανονιστικής συμμόρφωσης.
3. Αυτοματοποιήστε κρίσιμες διεργασίες, όπως εγκρίσεις τιμολογίων, διαχείριση συμβάσεων και άμεση δρομολόγηση εγγράφων μέσω ενός ψηφιακού γραφείου αλληλογραφίας.
4. Ενισχύστε την ασφάλεια και την κανονιστική συμμόρφωση με την εφαρμογή αυτοματοποιημένων, οριζόντιων εταιρικών πολιτικών διακράτησης, ελέγχου πρόσβασης και πρωτοβουλιών διακυβέρνησης.
5. Συνεργαστείτε με ειδικούς που κατανοούν πώς ενοποιούνται αποτελεσματικά οι λύσεις διαχείρισης πληροφοριών.

Η επόμενη φάση του ψηφιακού μετασχηματισμού στις επιχειρησιακές δραστηριότητες δεν αφορά την υιοθέτηση ακόμη περισσότερης τεχνολογίας. Αντίθετα, πρέπει να κάνουμε την τεχνολογία να λειτουργεί πιο έξυπνα. Οι εταιρείες που μπορούν να γεφυρώσουν το χάσμα αποδοτικότητας –αυτοματοποιώντας έξυπνα, ενοποιώντας τα συστήματά τους και εξασφαλίζοντας την απρόσκοπτη ροή δεδομένων σε ολόκληρη την επιχείρηση– θα αποκτήσουν ένα σημαντικό πλεονέκτημα όσον αφορά την ταχύτητα, τη μείωση του κόστους και την επιχειρησιακή προσαρμοστικότητα.

Το κλειδί είναι να προσδιορίσετε ευκαιρίες για την αυτοματοποίηση βασικών ροών εργασίας, τη σύνδεση ανόμοιων συστημάτων IT σε ολόκληρη την επιχείρηση και τη μείωση της εξάρτησης από μη αυτόματες διεργασίες κανονιστικής συμμόρφωσης. Μόνο τότε οι επιχειρήσεις θα «ενώσουν στις τελείες» και θα αρχίσουν να αποκομίζουν τα μέγιστα οφέλη από τον ψηφιακό μετασχηματισμό τους.

Η αποδοτική διαχείριση των πληροφοριών δεν είναι απλώς μια μεγαλόπνοη φιλοδοξία, αλλά ένα στρατηγικό πλεονέκτημα στο οποίο πρέπει να δίνει βάση κάθε εταιρεία. Επιφέρει μετρήσιμο αντίκτυπο στην επιχείρηση. Και με τις σωστές λύσεις, όπως τα ψηφιακά γραφεία αλληλογραφίας, η διαχείριση συμβάσεων και η αυτοματοποίηση των διεργασιών πληρωτέων λογαριασμών, οι εταιρείες μπορούν επιτέλους να απαγκιστρωθούν από τις κατακερματισμένες ροές εργασίας για να δημιουργήσουν το λειτουργικό μοντέλο του μέλλοντος.