Συμβουλές για υπευθύνους IT: πώς να απλουστεύσετε τις διαδικασίες για αποδοτική υβριδική εργασία

Η προηγούμενη χρονιά ήταν δύσκολη για τους υπεύθυνους IT σε όλον τον κόσμο. Κανείς δεν θα μπορούσε να προβλέψει τις ξαφνικές και δραστικές αλλαγές στη στρατηγική IT που έπρεπε να υλοποιήσουν οι επιχειρήσεις. Παρ’ όλο που ο τρόπος που εργαζόμαστε είχε αρχίσει να αλλάζει, η πανδημία πυροδότησε θεαματικές αλλαγές στη σταδιακή –μέχρι εκείνη τη στιγμή– εξέλιξη. Κάτι που μπορεί να ήταν ένα σταθερό τριετές πλάνο για την προώθηση του ψηφιακού μετασχηματισμού, επιταχύνθηκε ξαφνικά στο «τώρα».

1. Διατήρηση «λιτής» υποδομής

Ιστορικά, ως ομάδα IT μπορεί να έχετε αφιερώσει πολύ χρόνο για τη διαχείριση και τη συντήρηση των υποδομών στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης. Παρ’ όλο που αυτές οι εργασίες δεν αποτελούσαν αποδοτική αξιοποίηση του χρόνου σας, ήταν τυπική πρακτική για πολλούς οργανισμούς. Οι συνέπειες της πανδημίας έχουν οδηγήσει πολλούς υπευθύνους επιχειρήσεων να επανεξετάσουν τις κανονικές διαδικασίες, καθώς οι συνεχείς επισκέψεις στις εγκαταστάσεις δεν είναι απλώς μη πρακτικές κατά τη διάρκεια των lockdown, αλλά καθιστούν επίσης αδύνατη την κατανεμημένη ή υβριδική εργασία. Συνεπώς, αυτή η εμπειρία ενίσχυσε την επιδίωξη μείωσης της εξάρτησης από τις υποδομές στην έδρα των επιχειρήσεων, με τη διαχείριση των προγραμμάτων οδήγησης να είναι ένας από τους τομείς που επανεξετάστηκαν λεπτομερώς.

Η διαχείριση των προγραμμάτων οδήγησης δεν αποτελεί θέμα ευρείας συζήτησης, αλλά η αλήθεια είναι ότι θεωρείται «πονοκέφαλος» για τις ομάδες IT, ακόμη κι όταν τα συστήματα και οι χρήστες βρίσκονται στις εγκαταστάσεις μιας επιχείρησης. Η υβριδική εργασία κάνει απλώς τα πράγματα πιο περίπλοκα. Η εργασία σε νέα περιβάλλοντα θα σημαίνει πιθανώς την επένδυση σε νέα συστήματα, που ταιριάζουν καλύτερα σε απομακρυσμένες τοποθεσίες. Και τα νέα συστήματα σημαίνουν περισσότερη δουλειά για τις ομάδες IT, ενώ θα πρέπει επίσης να διασφαλίσουν τη χρήση σωστού λογισμικού, προγραμμάτων οδήγησης και διαμόρφωσης ασφάλειας.

Οι απαιτήσεις των χρηστών θα διαφέρουν ανάλογα με τον ρόλο τους, γεγονός που θα έχει στη συνέχεια επιπτώσεις στη διαχείριση των προγραμμάτων οδήγησης. Παράλληλα, η αύξηση του αριθμού των χρηστών που θέλουν να συνδέσουν τα δικά τους συστήματα καθιστά ακόμα πιο σημαντική την ανάγκη σωστής διαχείρισης και ανάπτυξης των προγραμμάτων οδήγησης εκτυπωτή. Με τη μετάβαση σε ένα περιβάλλον χωρίς προγράμματα οδήγησης, το οποίο βασίζεται στο cloud, δεν εξοικονομείτε απλώς πολύτιμο χρόνο από τη ρύθμιση ή την ενημέρωση απομακρυσμένων συστημάτων, αλλά διασφαλίζετε επίσης ότι η επιχείρησή σας δεν χρειάζεται να προμηθευτεί πρόσθετες υποδομές για τις εγκαταστάσεις της.

2.Κεντρική διαχείριση ομάδων συστημάτων

Η μετάβαση στη διαχείριση ομάδων συστημάτων μέσω cloud, εκτός του ότι καθιστά την υποδομή σας πιο φιλική σε μοντέλα εργασίας από απόσταση, έχει κι άλλα πλεονεκτήματα. Επιτρέπει την κεντρική διαχείρισή τους, διευκολύνοντας την ορατότητα, τη διαχείριση και τη συντήρηση των συστημάτων εκτύπωσης και σάρωσης.

Για παράδειγμα, μπορεί να ενημερωθείτε για ζητήματα όπως τα χαμηλά επίπεδα γραφίτη, οι εμπλοκές χαρτιού και τα σφάλματα μόνο όταν τα αναφέρει κάποιος εργαζόμενος, αλλά τότε το πρόβλημα ήδη έχει επιβραδύνει την ημέρα του. Όταν το σύστημα βρίσκεται σε απόσταση 50 χλμ., στο οικιακό γραφείο ενός εργαζομένου, η διάγνωση και η επιδιόρθωση του προβλήματος είναι ακόμα δυσκολότερη. Μπορεί να σημαίνει ακόμη και τον παροπλισμό του συστήματος για μεγάλο χρονικό διάστημα. Με τα εργαλεία που βασίζονται στο cloud, μπορείτε να παρακολουθείτε ολόκληρες ομάδες συστημάτων και να προλαμβάνετε δυνητικά προβλήματα, όπως η αντικατάσταση του γραφίτη, μειώνοντας τις διακοπές λειτουργίας.

Η κεντρική διαχείριση σάς επιτρέπει επίσης να διαχειρίζεστε τις ενημερώσεις ευκολότερα. Όταν τα μέλη μιας ομάδας συστημάτων δεν βρίσκονται στον ίδιο χώρο, η ενημέρωση κάθε συστήματος ξεχωριστά είναι ανέφικτη. Με λογισμικό διαχείρισης που βασίζεται στο cloud μπορείτε να εγκαθιστάτε νέες ενημερώσεις ή χαρακτηριστικά σε ομάδες συστημάτων πανεύκολα, από την άνεση του γραφείου σας. Αυτή η προσέγγιση έχει πλεονεκτήματα τόσο για εσάς όσο και για τους εργαζόμενους, οι οποίοι αποκτούν άμεση πρόσβαση στις πιο πρόσφατες εκδόσεις, χωρίς καθυστέρηση – κάτι ιδιαίτερα σημαντικό για θέματα που αφορούν την ασφάλεια.

3.Ασφαλής και αποδοτική ροή πληροφοριών

Αυτό μας οδηγεί στο θέμα των ασφαλών και αποδοτικών ροών εργασίας. Ένα πράγμα στο οποίο μπορούμε να συμφωνήσουμε όλοι είναι ότι η ασφάλεια έχει καθοριστική σημασία. Ωστόσο, οι ομάδες IT πρέπει να βρουν τη σωστή ισορροπία μεταξύ προσβασιμότητας και προστασίας. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να αποκτούν πρόσβαση στα έγγραφα που χρειάζονται, χωρίς να βλέπουν τυχαία όσα δεν πρέπει. Η εύκολη πρόσβαση των εργαζομένων δεν θα πρέπει επίσης να συνοδεύεται από την εύκολη πρόσβαση για όλους, συμπεριλαμβανομένων κακόβουλων ατόμων.

Σε αυτά τα θέματα, τα συστήματα που βασίζονται στο cloud προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα. Επιτρέπουν στους εργαζομένους να αποκτούν ταυτόχρονα εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα που χρειάζονται, από όπου κι αν βρίσκονται. Ωστόσο, δίνουν επίσης τη δυνατότητα στις ομάδες IT να διαχειρίζονται τα θέματα της ασφάλειας με μεγαλύτερη ευκολία, επιτρέποντας τη θέσπιση κανόνων που επιτρέπουν ή απαγορεύουν την πρόσβαση των χρηστών σε θέσεις αποθήκευσης αρχείων στον διακομιστή.

Παράλληλα, η διαχείριση ομάδων συστημάτων μέσω cloud επιτρέπει επίσης την αντιμετώπιση αυτού του θέματος για τα συστήματα εκτύπωσης και σάρωσης. Μπορείτε να διαμορφώνετε και να διαχειρίζεστε προφίλ χρηστών και ροές εργασίας από ένα κεντρικό σημείο, γεγονός που διευκολύνει τη θέσπιση κανόνων για την πρόσβαση και τη διαχείριση των πληροφοριών.

Καθώς μπαίνουμε σε μια νέα εποχή υβριδικής εργασίας, οι ομάδες IT θα αναλαμβάνουν όλο και περισσότερο τον ρόλο του «αρχιτέκτονα» στον τομέα της τεχνολογίας πληροφοριών. Στο επίκεντρο αυτού του ρόλου θα βρίσκεται η παροχή των εργαλείων και της τεχνολογίας που θα επιτρέπουν την αποτελεσματική και ασφαλή εργασία απ’ οπουδήποτε. Ο οργανισμός σας μπορεί να έχει συμπεριλάβει ήδη το cloud στα σχέδιά του, αλλά πρόκειται να γίνει απαραίτητο για την εκτέλεση αυτών των εργασιών, ιδιαίτερα όσον αφορά τη διαχείριση ομάδων συστημάτων. Ωστόσο, δεν αποτελεί μόνο αναγκαιότητα, αλλά και μια ευκαιρία να βελτιώσετε σε γενικές γραμμές τη διαχείριση των συστημάτων σας, συμβάλλοντας στη μείωση των διακοπών λειτουργίας και στη διατήρηση της ασφάλειας του εργατικού δυναμικού.

Ανακαλύψτε περισσότερα για τη μορφή που θα έχει ο τομέας της τεχνολογίας πληροφοριών σε 10 χρόνια.