Η έλευση της υβριδικής εργασίας έχει φέρει μια αθόρυβη επανάσταση σε πολλές επιχειρήσεις. Οι εργαζόμενοι εργάζονται πλέον συχνά από πολλές τοποθεσίες, όπως το γραφείο, το σπίτι και χώροι συνεργατικής εργασίας, ή ακόμη και ενώ ταξιδεύουν, χρησιμοποιώντας τις φορητές συσκευές τους.

Σε συνδυασμό με τη σχεδόν παγκόσμια υιοθέτηση των λύσεων cloud και την αυξανόμενη αφομοίωση της ψηφιοποίησης και της αυτοματοποίησης, οι εργαζόμενοι έχουν πλέον απαράμιλλες ευκαιρίες να επεξεργάζονται έγγραφα με τον τρόπο που τους βολεύει.

Η δυνατότητα εκτύπωσης σε διαφορετικές συσκευές και από διαφορετικές τοποθεσίες, καθώς και η ασφαλής σάρωση εμπιστευτικών εγγράφων, είναι κρίσιμης σημασίας για την αποτελεσματική διεκπεραίωση των εργασιών, συμβάλλοντας στην αποδοτική αρχειοθέτηση, ανάκτηση και φύλαξη των εγγράφων χωρίς συμβιβασμούς στην ασφάλεια των πληροφοριών.

Ως πρωτοπόροι της αγοράς στον τομέα της εκτύπωσης και της διαχείρισης εγγράφων, αναγνωρίζουμε ότι οι κοινές συμπεριφορές εκτύπωσης και σάρωσης στον χώρο εργασίας που επιδεικνύουν οι εργαζόμενοι σε γραφεία δεν αξιοποιούν πάντα πλήρως τις υπάρχουσες λύσεις cloud του οργανισμού τους. Το ίδιο ισχύει και για τη χρήση όλων των δυνατοτήτων των συσκευών εκτύπωσης και σάρωσης που διαθέτουν. Αυτό σημαίνει ότι οι επενδύσεις που έχουν κάνει οι επιχειρήσεις στην τεχνολογία cloud δεν μεγιστοποιούνται.

Με απλές αλλαγές στις μεθόδους εκτύπωσης και σάρωσης των χρηστών, οι οργανισμοί μπορούν να αυξήσουν την παραγωγικότητα και να εξοικονομήσουν χρόνο από χρονοβόρες και επαναλαμβανόμενες εργασίες, βελτιώνοντας παράλληλα την ασφάλεια των πληροφοριών και των εγγράφων. Η βελτίωση της αποδοτικότητας ενός οργανισμού μπορεί επίσης να υποστηρίξει την πορεία προς την επίτευξη των στόχων βιωσιμότητας.

Αναγνωρίζετε κάποια από αυτές τις προκλήσεις;

• Πρέπει να επισκέπτεστε τακτικά το γραφείο για να εκτυπώνετε έγγραφα ή να παραδίνετε σημαντικές φόρμες για επεξεργασία.
• Πρέπει να στέλνετε έγγραφα στη διεύθυνση email σας και μετά να τα κοινοποιείτε στους συναδέλφους σας ως συνημμένα, ή λαμβάνετε έγγραφα με τον ίδιο τρόπο.
• Πρέπει να αποθηκεύετε δυνητικά εμπιστευτικά έγγραφα, όπως βιογραφικά ή συμβόλαια, στον υπολογιστή σας.
• Δυσκολεύεστε να βρείτε ένα έγγραφο, να θυμηθείτε πώς το ονομάσατε ή πού το αποθηκεύσατε.
• Σαρώνετε στοίβες εγγράφων χρησιμοποιώντας την τυπική λειτουργία σάρωσης στον εκτυπωτή πολλαπλών λειτουργιών του γραφείου και μετά πρέπει επιστρέψετε στο γραφείο σας για να τα διαχωρίσετε σε αρχεία και να τα ονοματίσετε χειροκίνητα ένα-ένα.

Η σάρωση στο cloud βελτιώνει άμεσα τη διαχείριση των εγγράφων, καθώς αυτά αποστέλλονται αυτόματα σε μια κεντρική θέση αποθήκευσης στο cloud. Αυτό, με τη σειρά του, διευκολύνει την αναζήτηση, την πρόσβαση και την ανάκτηση πληροφοριών, βελτιώνοντας τη συνεργασία, καθώς οι ομάδες μπορούν να έχουν άμεση πρόσβαση στα σαρωμένα έγγραφα και να τα κοινοποιούν απ’ όπου κι αν εργάζονται.

Σύμφωνα με άλλες αναφορές, οι εργαζόμενοι μπορεί να χάνουν έως και δύο ώρες την ημέρα αναζητώντας πληροφορίες, ενώ πάνω από το 76% παραδέχεται ότι διατηρεί τοπικά αντίγραφα των εγγράφων του, δημιουργώντας εμπόδια στη συνεργασία.

Δεδομένου ότι η ψηφιοποίηση μειώνει τη χρήση χαρτιού, συμβάλλει επίσης στην αύξηση του δείκτη βιωσιμότητας των επιχειρήσεων, προσφέροντας παράλληλα εξοικονόμηση κόστους σε χαρτί, εκτυπώσεις και χώρο φυσικής αποθήκευσης.

Τέλος, η τοπική αποθήκευση ευαίσθητων εγγράφων και η κοινοποίησή τους μέσω email μπορεί να έχει καταστροφικές συνέπειες για μια εταιρεία σε περίπτωση παραβίασης της ασφάλειας, καθώς πολλά μη διαχειριζόμενα αντίγραφα εγγράφων υπάρχουν διάσπαρτα σε διάφορες συσκευές και σε πολλές θέσεις.

Για την αντιμετώπιση αυτών των προβλημάτων, ο συνδυασμός των βραβευμένων συσκευών πολλαπλών λειτουργιών με υποστήριξη cloud και των κορυφαίων στον κλάδο λύσεων συνδεσιμότητας στο cloud της Canon προσφέρει άψογη ενοποίηση με όλες τις δημοφιλείς λύσεις αποθήκευσης στο cloud που χρησιμοποιούνται σήμερα από τις επιχειρήσεις – όπως το OneDrive για επιχειρήσεις, το SharePoint και το Teams από τη Microsoft, το Google Workspace και το DropBox.

Οι Λύσεις συνδεσιμότητας στο cloud της Canon καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα αναγκών του χώρου εργασίας, υποστηρίζοντας πιο παραγωγικές συμπεριφορές εκτύπωσης και σάρωσης, είτε σε επίπεδο μεμονωμένων χρηστών είτε σε επίπεδο μεγάλων οργανισμών:

• Canon Cloud Connector
• Μια λύση βασικού επιπέδου για μικρότερους οργανισμούς που επιτρέπει εκτύπωση και σάρωση μέσω cloud με ελάχιστους πόρους IT.
• uniFLOW Essentials
• Για πελάτες που απαιτούν ασφαλή εκτύπωση, καθώς και πρόσθετες λειτουργίες διαχείρισης εγγράφων, όπως παρακολούθηση, κεντρικές συσκευές και διαχείριση χρηστών.
• uniFLOW Online
• Μια επεκτάσιμη λύση εκτύπωσης και σάρωσης που βασίζεται στο cloud, η οποία εξασφαλίζει απρόσκοπτη υβριδική εργασία, μεγαλύτερη ποικιλία συσκευών και υποστήριξη συστημάτων από πολλούς προμηθευτές. Επίσης, επιτρέπει προηγμένες επιλογές σάρωσης, όπως μαζική σάρωση πολλών εγγράφων, καθώς και αρχειοθέτηση και ευρετηρίαση εγγράφων με βάση τα δεδομένα που περιέχουν, έτοιμα για περαιτέρω επεξεργασία. Σε τελευταία ανάλυση, δεν υπάρχει μία Λύση συνδεσιμότητας στο cloud που να ταιριάζει σε κάθε ανάγκη. Εξαρτάται από τις ιδιαίτερες ανάγκες του οργανισμού σας. Τι ροές εργασιών έχετε; Πόσο μεγάλος είναι ο οργανισμός σας; Πώς έχετε διευθετήσει το θέμα της υβριδικής εργασίας; Είτε πρόκειται για συσκευές εκτύπωσης και σάρωσης με υποστήριξη cloud είτε για λύσεις ή υπηρεσίες, το χαρτοφυλάκιο Υπηρεσιών ψηφιακού μετασχηματισμού της Canon μπορεί να σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις υπάρχουσες επενδύσεις σας, συμπεριλαμβανομένης της αγαπημένης σας λύσης αποθήκευσης στο cloud, ώστε να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα και να ενισχύσετε την ασφάλεια των πληροφοριών σε ολόκληρο τον οργανισμό σας.