Accelerate, St. James’ Hospital improves health information management using Canon document solutions

St. James νοσοκομείο: βελτίωση της παραγωγικότητας και της εμπειρίας των ασθενών

Η πρόκληση

Το St James είναι ένα από τα μεγαλύτερα πανεπιστημιακά νοσοκομεία στην Ευρώπη και απασχολεί πάνω από 3.500 άτομα και 110 συμβούλους σε 11 κλινικές και 10 τμήματα. Στεγάζει το πιο πολυάσχολο τμήμα επειγόντων περιστατικών (ED) στο Δουβλίνο, το οποίο μέσα στο 2010 μόνο κατέγραψε 45.230 επισκέψεις ασθενών.

Το 1998, το St James έγινε ένα από τα πρώτα ιδρύματα που υιοθέτησαν την Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (EDM). Ενεργώντας σύμφωνα με τις συμβουλές της Canon, υλοποίησε ένα σύστημα αρχειοθέτησης και ανάκτησης στα τμήματα Επειγόντων περιστατικών και Κοινωνικής εργασίας για να οργανώσει και να βελτιστοποιήσει τον τεράστιο όγκο εγγράφων που δημιουργούνταν.

Η διαχείριση εγγράφων ήταν στο παρελθόν μια κουραστική εργασία, όπως εξηγεί η Marie Sinnott, Διευθύντρια του τμήματος Λειτουργιών IT: "Στους ασθενείς δινόταν μια κάρτα με τις λεπτομερείς πληροφορίες τους. Ο ασθενής την έδινε στο γιατρό και την επέστρεφε ξανά πίσω. Στη συνέχεια, οι κάρτες αποθηκεύονταν σε ερμάρια. Αυτό αύξανε την πιθανότητα σφαλμάτων, όπως η απώλεια ενός φακέλου, με αποτέλεσμα μεγαλύτερους χρόνους αναμονής, διάγνωσης και θεραπείας."

Το 2004, το St James άρχισε να επεκτείνει το χαρτοφυλάκιο των υποδομών EDM με δύο μονάδες ERP της SAP για την επεξεργασία των συναλλαγών και την επιχειρησιακή διαχείριση. Ωστόσο, όπως θυμάται ο Pat Bailey, Υπεύθυνος Υποστήριξης Συστημάτων SAP στο νοσοκομείο: "Συνειδητοποιήσαμε ότι ενώ οι μονάδες SAP έκαναν τέλεια τη δουλειά τους στο Οικονομικό τμήμα και στο τμήμα Ανθρώπινων πόρων, υπήρχε περιθώριο βελτίωσης στους τομείς αποθήκευσης, ευρετηριοποίησης και ανάκτησης αρχείων."

Accelerate, St. James’ Hospital improves patient experience using Canon document management solutions

Η λύση της Canon

Μετά από εκτεταμένη έρευνα αγοράς, το νοσοκομείο επέλεξε τη λύση διαχείρισης εγγράφων της Canon: "Έμοιαζε ως φυσική συνέχεια, λαμβάνοντας υπόψη πόσο καλά λειτουργούσε αλλού στο νοσοκομείο." Ωστόσο, ο Bailey θυμάται ότι υπήρχε ένα τεχνικό θέμα που τον απασχολούσε: "Η λύση έμοιαζε καλή, αλλά θα μπορούσε να ενοποιηθεί με τις μονάδες SAP; Η απάντηση ήταν: Ναι, εύκολα."

"Η διαδικασία ανάκτησης απαιτούσε στο παρελθόν από 5 λεπτά έως μία ώρα. Τώρα, απαιτεί κυριολεκτικά μερικά δευτερόλεπτα."

Οφέλη

Στο τμήμα Επειγόντων περιστατικών, τα οφέλη ήταν άμεσα: "Με τη νέα λύση της Canon, η κάρτα του ασθενούς συμπληρώνεται και σαρώνεται μόνο μία φορά. Στη συνέχεια, η πρόσβαση του γιατρού σε αυτήν γίνεται ψηφιακά, με το πάτημα ενός κουμπιού. Η διαδικασία ανάκτησης απαιτούσε στο παρελθόν από 5 λεπτά έως μία ώρα, ανάλογα με το πού ήταν αποθηκευμένη. Τώρα, απαιτεί κυριολεκτικά μερικά δευτερόλεπτα."

Ωστόσο, η Sinnott συνειδητοποίησε γρήγορα ότι αυτή η τεχνολογία ήταν ικανή για πολλά περισσότερα από την απλή αρχειοθέτηση και τη γρήγορη αναζήτηση και ανάκτηση αρχείων: "Η ικανότητα της λύσης για αποθήκευση είναι απεριόριστη. Και, το κυριότερο, η λύση είναι ευέλικτη. Συνειδητοποιήσαμε ότι μπορούσαμε να τη χρησιμοποιήσουμε και στο τμήμα κλινικής απεικόνισης. Στην πραγματικότητα, γινόταν προφανές ότι είχε τη δυνατότητα να ωφελήσει τη λειτουργία κάθε τμήματος."

Τα επόμενα τμήματα που επωφελήθηκαν από τη λύση ήταν το Οικονομικό και οι Ανθρώπινοι πόροι: "Μας επιτρέπει να αποθηκεύουμε σημαντικά, εμπιστευτικά αρχεία σε ένα και μόνο σημείο. Μια προηγμένη κατάσταση διαχείρισης εξασφαλίζει ότι η πρόσβαση επιτρέπεται μόνο στα κατάλληλα άτομα. Είναι ένα απλό, αποτελεσματικό και ασφαλές ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης, που επιτρέπει στο προσωπικό των δύο παραπάνω τμημάτων να εργάζεται ταχύτερα. Αν υπάρξει πρόβλημα, αντί να σπαταλά έως μία ώρα ψάχνοντας σε ερμάρια αρχειοθέτησης, το εξουσιοδοτημένο προσωπικό μπορεί πλέον να χρησιμοποιεί το μοναδικό σύστημα ετικετών για να εντοπίσει το πρόβλημα και να το διορθώσει μέσα σε λιγότερο από ένα λεπτό."

"Το αποτέλεσμα: Μια πιο εστιασμένη και επαγγελματική εξυπηρέτηση."

Accelerate, St. James’ Hospital boosts productivity using document management software from Canon

Ένα από τα άλλα τμήματα που επωφελήθηκαν από τη λύση διαχείρισης πληροφοριών υγείας της Canon είναι το τμήμα Κλινικής απεικόνισης, όπου, όπως εξηγεί η Sinnott, οι ψηφιακές εικόνες (που λαμβάνονται με μια φωτογραφική μηχανή Canon EOS 1Ds Mark III) "αποθηκεύονται πλέον απευθείας στον φάκελο του ασθενούς και φυλάσσονται με ασφάλεια, ώστε να αποτρέπεται η απώλειά τους ή η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Η καταγραφή των εικόνων επιτρέπει στον ιατρό να παρακολουθεί επαναλαμβανόμενα προβλήματα, όπως αυτά του δέρματος, πιο αποτελεσματικά."

Για τους Sinnott και Bailey, τα οφέλη της λύσης της Canon δεν αφορούν μόνο στη λειτουργία ενός γραφείου χωρίς τη χρήση χαρτιού: η λύση έχει βελτιώσει επίσης δραστικά την εμπειρία των τελικών χρηστών, δηλαδή των ασθενών. "Η πρόσβαση στα αρχεία των ασθενών γίνεται κεντρικά, οπότε ο θεράπων ιατρός μπορεί να βλέπει προηγούμενα κλινικά στοιχεία και να καθυστερεί λιγότερο τον ασθενή... Το αποτέλεσμα είναι πιο εστιασμένη και επαγγελματική εξυπηρέτηση."

Για τον Bailey, η σημαντικότερη επιβράβευση για τη λύση της Canon είναι η ανταπόκριση του προσωπικού του νοσοκομείου: "Τα τμήματα που έχουν ήδη εφαρμόσει τη λύση αναζητούν τρόπους για να μεγιστοποιήσουν τις δυνατότητές της. Τα τμήματα που δεν το έχουν κάνει, θέλουν κι αυτά να συμμετάσχουν." Η Sinnott καταλήγει: "Τα αποτελέσματα έχουν δείξει ότι είναι μια απλή και ωφέλιμη μετάβαση για κάθε τμήμα."

Μάθετε περισσότερα

Επικοινωνήστε μαζί μας

Ανακαλύψτε πώς μπορούμε να συμβάλλουμε στην επιτάχυνση της λειτουργίας και της δικής σας επιχείρησης

Μάθετε περισσότερα